Diese von Workday-Autoren verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Ein neuer Ansatz für die Unternehmensplanung: Kunden berichten

In der Welt von heute benötigen Organisationen solide Planungsstrategien, wenn sie ihre Wachstums- und Erfolgsziele erreichen möchten. Doch trotz großer Anstrengungen haben viele von ihnen mit Budget- und Forecasting-Technologien zu kämpfen, die ihnen nicht die erforderlichen Einblicke bieten.
Unsere Kunden haben uns im Laufe der Jahre von diesen Schwierigkeiten berichtet, und vor Kurzem hat Workday die Lösung Workday Planning eingeführt. Workday Planning ist die erste Planungs-, Budgetierungs- und Forecastinganwendung, die im Zusammenspiel mit Workday Financial Management und Workday Human Capital Management (HCM) die Finanz- und Personalplanung in einem einheitlichen System vereint. Mithilfe dieser neuen Anwendung können unsere Kunden den Planungsprozess mit einem höheren Maß an Einheitlichkeit, Zusammenarbeit und Kontinuität angehen. So können sie sich stärker auf die Steigerung der Leistung konzentrieren.

Für die Entwicklung eines Produkts, das den Anforderungen unserer Kunden vollauf gerecht wird, hat Workday mit Organisationen aus verschiedenen Branchen zusammengearbeitet. Daraus ist schließlich Workday Planning entstanden. Zu diesen Organisationen zählen beispielsweise die Brown University und die Stadtverwaltung von Orlando, beides Kunden von Workday Financial Management und Workday HCM. In einem aktuellen Interview haben Susan Howitt, bis vor Kurzem Associate Vice President für die Bereiche Budget und Planung an der Brown University, und Brian Battles, stellvertretender Finanzvorstand der Stadt Orlando, ihre derzeitigen Planungsschwierigkeiten geschildert und uns erzählt, was sie an Workday Planning begeistert und wie sie sich als Kunde in der Rolle des Designpartners von Workday fühlen.

Was bereitet Ihnen die größten Schwierigkeiten bei der Planung in Ihrer Organisation?

Howitt: Es ist schwierig, die Budgets innerhalb der gesamten Universität zu managen und zu konsolidieren. Unter unserem Dach befinden sich vier verschiedene Institute. Da geht es oft hin und her, wenn wir uns über Budgets austauschen, und die Konsolidierung der Informationen ist zeitaufwändig. Wir benötigten unbedingt eine zentrale Lösung für die Finanzen und die Planung, damit wir die manuellen Arbeitsschritte und den Verwaltungsaufwand weiter reduzieren konnten.

Battles: Als kommunales Verwaltungsorgan müssen wir sicherstellen, dass unser Budget jederzeit ausgeglichen, auf dem aktuellen Stand und genau ist. Unsere Herausforderung besteht darin, dass alle Akteure - von den Finanzmanagern bis zu den Führungskräften - budgettechnisch auf dem gleichen Stand sind. Die Kommunikation erfolgt zu einem Großteil in Form von E-Mails, Telefonaten und Sitzungen. Daher kann von einer zentralen Feedbacküberwachung in Bezug auf Budgets nicht die Rede sein. Dies kann auch zu Problemen im Zusammenhang mit der Versionskontrolle führen.

Welche einzigartigen Möglichkeiten sehen Sie bei Workday Planning?

Susan Howitt

Howitt: Dadurch, dass wir für die Planung dieselbe Lösung wie für unsere Finanz- und Personaldaten nutzen, können wir besser und leichter planen und Prognosen treffen - mit wesentlich engmaschigeren Kontrollen und einfacheren Abläufen für alle Beteiligten. Da wir bei Kennzahlen wie Ausgaben und Barmittel mit Echtzeitdaten arbeiten können, sind wir wesentlich besser in der Lage, rollierende Prognosen aufzustellen und für wichtige Posten wie Kassenbestand und Barmittelbedarf 30, 60 und 90 Tage im Voraus zu planen.
So können wir uns auch besser auf Veränderungen einstellen und entsprechend planen. Dazu ein Beispiel: Das Hochschulwesen ist sehr personalintensiv, und die Finanzierung erfolgt über verschiedene Quellen, darunter Forschungsmittel und Gelder aus dem öffentlichen Haushalt. Wenn uns mitgeteilt wird, dass keine weiteren Forschungsmittel bereitgestellt werden, können wir die Auswirkungen dieser Entscheidung unmittelbar ablesen - von der Anzahl der geförderten Personen bis hin zu deren Namen. So können wir Prognosen hinsichtlich der kurz- und langfristigen Folgen treffen.

„Als Designpartner hatten wir auch die Gelegenheit, zu erläutern, was wir von einer Planungslösung erhoffen und erwarten, und das Produkt heute und in der Zukunft mitzugestalten."

Brian Battles

Battles: Indem wir Pläne und Prognosen direkt in Workday erstellen, können wir den Verwaltungsaufwand reduzieren sowie realistische Finanzprognosen und Budgets für unsere verschiedenen Finanztöpfe über Jahre hinweg wesentlich leichter aufstellen.

Zudem können wir ein geplantes Budget auf der Grundlage eines aktiven Budgets mit Echtzeitdaten bestimmen. Ich kann diverse Szenarien und Modelle für Lohn- und Gehaltsanpassungen bzw. Teuerungszulagen, demografische Veränderungen, Verbraucherpreisindizes, die Bewertung der Grundsteuerbasis und andere Aspekte anwenden, ohne außerhalb des Systems aktiv sein zu müssen und mit der Gewissheit, dass wir mit den jeweils aktuellen Daten arbeiten.

Außerdem freut es uns, dass ein Geschäftsprozess in die Lösung integriert ist, der das Weiterleiten von Workflows durch die betreffenden Kanäle ermöglicht. So können wir in Budgetangelegenheiten leichter zusammenarbeiten und bessere Kontrollen in den Prozess einbinden.

Was war an der Rolle des Designpartners von Workday besonders interessant?

Howitt: Es war wirklich interessant, von anderen Organisationen zu hören, mit denen wir uns normalerweise nicht über deren Planungsschwierigkeiten und Sorgen unterhalten würden. Dadurch sind wir auf neue Ideen gekommen, wie uns diese Anwendung helfen könnte. Außerdem habe ich festgestellt, dass wir zum Teil die gleichen Probleme haben. Diese Erkenntnis war für das Workday-Produktteam und für uns hilfreich.

Als Designpartner hatten wir auch die Gelegenheit, zu erläutern, was wir von einer Planungslösung erhoffen und erwarten, und das Produkt heute und in der Zukunft mitzugestalten. Uns wird auch klar, welche Vorstellungen das Produktteam von der Lösung hat. So können wir konkret überlegen, wie wir die Lösung einsetzen, worauf wir besonders achten müssen und was wir benötigen.

Battles: Für mich als Benutzer, der die Budgetplanung ausschließlich in Workday durchführt, war es eine ermutigende Erkenntnis, dass die Anwendung und das Produktmanagementteam von Workday die Möglichkeiten erweitern und ein Werkzeug schaffen, das vollständig in den Kern von Workday integriert ist.Es war uns immer bewusst, dass Kunden durch die Workday Community, Vorabtests und wöchentliche Updates einen Beitrag zur Produktausrichtung leisten.  Durch die direkte, kontinuierliche Zusammenarbeit mit Workday hat man einen vollständigen Überblick über eine neue Produktlinie und weiß sofort, dass man für einen Unterschied gesorgt hat, von dem alle profitieren.