3 Schritte für die Planung in einer Welt im Wandel

Technologischer Fortschritt, ständig steigende Kundenerwartungen und daten- bzw. KI-gestützte Entscheidungsprozesse zwingen Finanzteams, neue Wege für agiles Handeln zu finden. Doch wie kann eine Planung aussehen, die das Spektrum von vorhersehbaren bis hin zu unwahrscheinlichen Ereignissen abdecken soll?

Diese von Bob Hansen verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere deutschsprachigen Leser finden im Folgenden eine übersetzte Version.

Rund um den Globus erleben Unternehmen jeglicher Größenordnung hautnah die Folgen der Instabilität. In ungewissen Zeiten hängen Überleben und Erfolg davon ab, wie schnell Ihr Unternehmen disruptive Veränderungen erkennen und proaktiv darauf reagieren kann.

Statische Planungsprozesse, charakterisiert von langen Planungszyklen, kurzlebigen Plänen, Siloeffekten und schwer auffindbaren Fehlern, erweisen sich hierbei als Hürden. Manuelle, tabellenbasierte Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesse mögen sich in berechenbareren Zeiten bewährt haben. Doch diese Zeiten sind lange vorbei.

Klar wird, dass sogar traditionelle Marktmechanismen nicht mehr greifen. Technologischer Fortschritt, ständig steigende Kundenerwartungen und daten- bzw. KI-gestützte Entscheidungsprozesse zwingen Finanzteams, neue Wege für agiles Handeln zu finden.

Doch wie kann eine Planung aussehen, die das Spektrum von vorhersehbaren bis hin zu unwahrscheinlichen Ereignissen abdecken soll?

Aktive Planung ist das A und O.

Warum statische Planung einen Nachteil bedeutet

Die traditionellen statischen Planungsmodelle, auf die sich Finanzteams jahrzehntelang verlassen haben, sind in disruptiven Zeiten nicht nur eine fragwürdige Wahl, sondern können die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens ernsthaft gefährden. Unternehmen, die von veralteten Planungsprozessen ausgebremst werden, können mit dem Tempo des Wandels oft nicht Schritt halten und bleiben hinter agileren Mitbewerbern weit zurück. Sehen Sie sich um: Die Firmen, die momentan erfolgreich sind, haben innerhalb von Wochen, manche innerhalb von Tagen, den Kurs geändert – in einigen Fällen um 180 Grad. Unternehmensweite Agilität hat sich für sie als Erfolgsrezept bewährt.

Der Schluss liegt nahe, dass ein Großteil dieser agilen Unternehmen nicht durch manuelle, episodische und isolierte Planungsprozesse belastet ist. Vielmehr setzen diese Unternehmen auf ein moderneres Planungskonzept auf der Basis von Zusammenarbeit, Ganzheitlichkeit und Kontinuität. Dank ihrer Planung können Sie sich noch agiler aufstellen. So gelingt es ihnen konsequent Risiken zu mindern, Leistung zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Der Unterschied zwischen statischer und moderner – bzw. aktiver – Planung ist mitunter gewaltig. Veraltete Planungstools resultieren in der Regel in einem Versionswirrwarr und isolierten Daten, die sofort an Aktualität verlieren. Mithilfe aktiver Planungsmodelle können Teams hingegen ihre Datenbasis auf Bereiche außerhalb des Finanzwesens ausdehnen, indem sie operative und transaktionsbasierte Echtzeit-Daten aus Unternehmenslösungen in die Planung einbeziehen. All das ermöglicht bessere, fundiertere Entscheidungen in kürzerer Zeit.

Viele Unternehmen haben schon vor der aktuellen Krise erkannt, dass Agilität eine wirtschaftliche Notwendigkeit ist. Dabei liegt der Schlüssel zu mehr Agilität in genau diesem moderneren Planungsansatz.

So legen Sie den Grundstein für geschäftliche Agilität

Viele Unternehmen haben schon vor der aktuellen Krise erkannt, dass Agilität eine wirtschaftliche Notwendigkeit ist. Dabei liegt der Schlüssel zu mehr Agilität in genau diesem moderneren Planungsansatz. Mit den folgenden drei Schritten legen Sie das Fundament für ein aktives Planungsmodell.

1. Beurteilen Sie den Status quo.

Bevor Sie Ziele aufstellen, müssen Sie sich ein Bild von der aktuellen Lage im Unternehmen machen. Nehmen Sie eine Bestandsaufnahme vor und ermitteln Sie auch die internen Hindernisse, die der Implementierung einer moderneren und schlankeren Planungsumgebung im Wege stehen. Höchstwahrscheinlich sind diese Hindernisse Mitarbeitern, Prozessen oder Technologien zuzuschreiben – oder eine Kombination dieser Faktoren.

Um die aktuelle Lage zu erfassen, ist eine detaillierte Analyse erforderlich.

• Wie sehen die aktuellen Planungsprozesse im Unternehmen aus?
• Welche Technologie setzen Sie ein und wie gut funktioniert sie?
• Welche Datenprobleme müssen behoben werden?
• Ist eine automatisierte Datenintegration möglich?
• Welche Lücken weist Ihre Personalplanung auf?

Die Antworten auf diese Fragen liefern einen klaren Überblick über den Status quo und zeigen Bereiche auf, die verbessert werden können.

2. Schaffen Sie eine Konsensbasis im Unternehmen.

Sogenannte „Change Agents“ haben es nicht leicht. Daher müssen Sie einen erfahrenen Senior als Fürsprecher gewinnen, der Sie dabei unterstützt, die aktive Planung als lohnendes und notwendiges Anliegen zu vertreten. Neben ihrem Senior-Berater benötigen Sie eine Projektgruppe aus Vertretern anderer Abteilungen wie Operations, Sales und HR. Dabei darf auch die IT nicht fehlen, die Ihnen helfen kann, technologische Anforderungen zu klären und unterschiedliche Datenquellen zu koordinieren.

Als Nächstes müssen Sie dafür sorgen, dass die genannten Schlüsselpersonen beim Thema geschäftliche Agilität auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Wie? Mit einem Business Case.

Beziffern Sie die negativen Auswirkungen des Status quo auf das Unternehmen. Wie viel Zeit und Geld kosten manuelle Prozesse und Engpässe Ihr Unternehmen? Welche Chancen entgehen Ihnen? Wie würden Strategien zur Erfolgsmessung und KPI-Modelle mit einem aktiven Planungsmodell aussehen? Erarbeiten Sie differenzierte ROI-Indikatoren und zeigen Sie ganz klar die Änderungen auf, die ein modernes, agilitätsorientiertes Planungsmodell mit sich bringen würde, z. B. wie eine Senkung des Budgetierungsaufwands um 50 % bei ihren Mitarbeitern entscheidende Kapazitäten für kritische „What-if“-Analysen schafft.

Sobald Sie ein Team zusammengestellt und Ihrem Anliegen mit einschlägigen Zahlen Gehör verschafft haben, können Sie einen Plan für Ihr Pilotprojekt skizzieren. Es empfiehlt sich, für das Pilotprojekt eine Funktion innerhalb der Finanzabteilung zu wählen, damit die Implementierung Ihrer Kontrolle unterliegt. Entwickeln Sie einen Stufenplan mit deutlich beschriebenen Zielen (sowohl für die Implementierung des aktiven Planungsmodells als auch für das Pilotprojekt), einen klar umrissenen Umsetzungsplan und die wichtigsten Leistungskennzahlen für Ihr KPI-Modell. Eine erfolgreiche Kommunikation der Gründe, die für diese Initiative sprechen, sichert Ihnen die Unterstützung auf Geschäftsleitungsebene, die Sie für die Umsetzung Ihres Projekts benötigen. Mit einem umfassenden, gut durchdachten Plan kommen Sie Ihrem Ziel ein gutes Stück näher.

3. Weiten Sie die Initiative auf das gesamte Unternehmen aus.

Wie bereits erwähnt, hat es klare Vorteile, mit dem Rollout des aktiven Planungsmodells in der Finanzabteilung zu beginnen und sich auf Bereiche zu konzentrieren, in denen sich bei minimalem Aufwand schon früh maximaler Erfolg erzielen lässt. Doch sobald sich eine gewisse Routine eingestellt hat, sollten Sie Ihre Initiative auf andere Abteilungen ausweiten. Stoßen Sie Planungsprojekte unter Mitwirkung von HR, Sales und Marketing an. Dies ist der erste Schritt, um aktive Planungsprozesse und deren Auswirkungen im gesamten Unternehmen zu verankern.

In dieser Phase sollten Sie die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Tappen Sie nicht in die Falle, zu glauben, dass Ihnen Technologie und Tools die schwerste Arbeit abnehmen. Der Projekterfolg lässt sich einfacher realisieren und aufrecht erhalten durch regelmäßige Rücksprache mit den Stakeholdern, Rekapitulation der bisherigen Erkenntnisse, Identifizierung innovationsfähiger oder verbesserungswürdiger Bereiche sowie Kommunikation, Dank und Lob zu erzielten Erfolgen.

So können Sie die Rolle der Finanzfunktion als strategische Kraft innerhalb des Unternehmens festigen und die unternehmensweite Planung orchestrieren. Die Zeiten, in denen die Finanzabteilung nur für das Zusammentragen der Budgetzahlen und die Erstellung von Berichten bekannt war, sind vorbei. Stattdessen wird das Unternehmen das Finanzwesen als Impulsgeber für die erforderlichen Änderungen und Innovationen wahrnehmen, um in ungewissen Zeiten nicht nur zu überleben, sondern zu wachsen.

Planen Sie Ihr weiteres Vorgehen

Diese drei Säulen bilden das Grundgerüst einer agileren Planungsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten. Doch mit der Grundsteinlegung ist die Arbeit noch nicht getan. In Kürze finden Sie hier weitere Erkenntnisse, die Ihnen helfen, den Mehrwert Ihrer modernen Planungsumgebung zu steigern.

Denn soviel lässt sich mit Gewissheit über die Zukunft sagen: Agilität im Unternehmen wird sich auszahlen. Mit dem hier vorgestellten Grundgerüst und den Tipps, die wir in weiteren Blog-Beiträgen teilen werden, sind Sie besser für diese Zukunft gerüstet.

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