Als führender Anbieter von Wohnheimen auf Hochschulgeländen im Vereinigten Königreich trägt UPP eine große soziale Verantwortung, denn das Unternehmen verwaltet Wohnungen für Tausende von jungen Menschen an Hochschulen in Großbritannien und Nordirland, von denen viele zum ersten Mal von zu Hause fortgezogen sind.
Kelly Stafford, Chief Human Resources Officer bei UPP, erklärt: „Dies ist der rote Faden, der alle Mitarbeiter bei UPP, unabhängig von ihrer Funktion oder Unternehmensebene, miteinander verbindet: Das Ziel, Studierenden in den Wohnheimen den bestmöglichen Service zu bieten, ist für uns sehr wichtig.“
Als wir uns auf die Suche nach einer neuen Technologieplattform als Basis für UPP machten, war es daher von entscheidender Bedeutung, eine Lösung zu finden, die durch höhere Datenqualität und operative Effizienz eine optimale Betreuung gewährleisten konnte.
Kelly erklärt: „Wir kamen zu dem Schluss, dass Workday unseren Vorstellungen am besten entsprach. Und alle Erfahrungen, die wir seither gemacht haben, zeigen uns klar und deutlich, dass wir die richtige Wahl getroffen haben.“
Einige HR-Geschäftsprozesse sind in einer Softwarelösung nicht immer leicht zu replizieren, doch Workday erfüllt in dieser Hinsicht all unsere Ansprüche.
Kelly Stafford,
Chief Human Resources Officer
Präzise Daten fördern faktengestützte Entscheidungen zugunsten einer besseren Betreuung
„Bei unserer Entscheidung für Workday waren Daten ein wichtiger Faktor“, so Kelly Stafford. „Dieser Aspekt war für uns maßgeblich: Die Möglichkeit, die Daten des gesamten Unternehmens effektiv zu managen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, war für uns eine Grundvoraussetzung.“
Wie sie weiter ausführt, gefiel ihr das Konzept einer einzigen, umfassenden Lösung, die nicht aus separaten Modulen besteht, auf Anhieb. „Als ich von dem Prinzip ‚Power of One‘ erfuhr, war ich überzeugt“, erinnert sie sich. „Wir waren sehr an einer solchen zentralen Informationsquelle interessiert, die uns einen einheitlichen Überblick über Finanzen, Entgeltabrechnung und HR bieten konnte. Und das hat sich als einer der wichtigsten Vorteile von Workday erwiesen.“
Die positiven Auswirkungen auf die Arbeitsweise im Unternehmen sind enorm. „Wir haben jetzt Zugriff auf Daten, die unseren Erkenntnishorizont massiv erweitern“, so Stafford. „So können wir ermitteln, in welchen Bereichen wir Entscheidungen rund um unsere Personalstruktur treffen müssen, zum Beispiel, ob wir auf Überstunden angewiesen sind, wie sich Lücken im Personalplan effizient füllen lassen, wie hoch unsere realen Ausgaben sind und in welchen Bereichen sie anfallen.
„Jetzt haben wir direkten Zugriff auf all diese Informationen und noch viel mehr.“
Eine erstklassige Anwendererfahrung, geprägt durch Bedienfreundlichkeit, Zuverlässigkeit und Fairness
Kelly Stafford sagt: „Wenn unsere Mitarbeiter bei UPP herausragende Erfahrungen am Arbeitsplatz machen, bieten sie auch unseren Studenten eine herausragende Erfahrung.“
Vor diesem Hintergrund spielt die Anwenderfreundlichkeit von Workday eine zentrale Rolle. „Das ist wirklich wichtig“, betont Stafford. „Die Lösung unserer Wahl musste optisch ansprechend sein und sich leicht an verschiedene Geräte, Technologien und Anwender anpassen lassen, von unseren Außendienstmitarbeitern bis hin zu Managern, die Geschäftsprozesse in der Lösung abwickeln. Workday erfüllt all diese Voraussetzungen.
„Und was noch wichtiger ist: Die Lösung fördert auch die Fairness. Vor der Einführung von Workday füllten unsere Reinigungskräfte Zeiterfassungsbögen in Papierform auf Tages- und Wochenbasis aus. Dies war fehleranfällig und konnte dazu führen, dass sie nicht angemessen vergütet wurden. Mit dem Zeiterfassungsmodul müssen sie jetzt nur noch ein- und auschecken: Die Informationen werden direkt erfasst und die Mitarbeitenden erhalten fristgerecht ihren gerechten Lohn.“
Das Management profitiert ebenfalls massiv von der neuen Lösung. „Manager werden entlastet und können sich jetzt wichtigeren Aufgaben als der Verwaltung und dem Papierkram widmen und beispielsweise auf die Bedürfnisse der Studierenden eingehen.“
Stafford spricht über die Aufgaben, die nun einfacher sind als zuvor. „Selbst der End-to-End-Prozess der Eingliederung neuer Teammitglieder ins Unternehmen und ihr digitales Onboarding wurden revolutioniert“, erklärt sie. „Und das ist nur eines von vielen Beispielen.“
Kontinuierliche Entwicklung und ständige Unterstützung
Kelly Stafford und ihre Kollegen wissen den Umstand zu schätzen, dass Workday, anders als viele andere Lösungen, als Software-as-a-Service-Modell (SaaS) konzipiert wurde und somit kontinuierlich erweitert wird.
Sie erklärt: „Wir suchten nach einer Lösung, die keine umfassende Anpassung erfordert, unsere aktuellen und künftigen Anforderungen unterstützt und ständig instand gehalten und aktualisiert wird. Und genau das bietet uns Workday.“
Besonders beeindruckt zeigt sie sich von der Zusammenarbeit innerhalb der Community von Workday-Kunden.
„Ich bin nun seit rund 30 Jahren im Bereich HR-Softwareimplementierung tätig. Trotzdem ist die Art und Weise, wie Workday uns ermutigt, die Lösung zu erkunden und mit anderen Anwendern in Kontakt zu treten, für mich neu“, so Stafford. „Im Laufe der Zeit haben wir erkannt, wie nützlich das ist. Wir haben einige sehr hilfreiche Kontakte geknüpft und lernen alle voneinander.“