Warum Penn sich für Workday Extend entschieden hat
Seit mehr als einem Jahr arbeitete der Großteil der Dozenten und Mitarbeiter der Universität coronabedingt außerhalb des Campus. Angesichts der Verfügbarkeit von Impfstoffen und der bevorstehenden Rückkehr auf den Campus benötigte die Universität eine Möglichkeit, den Impfstatus für das neue Studienjahr zu verfolgen. Mit Workday als Stammdatensystem der Universität lag der Wunsch des Führungsteams nahe, Impfstoffinformationen einfach in Workday zu erfassen und zu sichern.
Deployment der App „Vaccine Management“
„Vaccine Management“ ist die erste App, die vom zentralen IT-Team der Universität mit Workday Extend entwickelt wurde. Sie bietet Dozenten und Mitarbeitern einen Selfservice-Prozess zum Hochladen von COVID-19-Impfdaten, z. B. zu Impfungen und eventuellen Auffrischungsimpfungen. Die App erscheint als neue Aufgabe in der Workday-Oberfläche sowohl auf Desktop als auch Mobilgeräten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Daten einfach und sicher hochladen und dabei einheitliche Datenschutzbestimmungen und rechtliche Hinweise beachten. Die App ist auf Flexibilität ausgerichtet und unterstützt auch externe Mitarbeiter, solche, die in anderen Ländern geimpft wurden, zusätzliche Impfstoffhersteller und erhaltene Dosen.
Wir sind zuversichtlich, dass unsere App für das Impfstoffmanagement unsere Anforderungen unter wechselnden Bedingungen erfüllt und Impfstoffausnahmen und -zulassungen problemlos hinzugefügt werden können.
Associate Provost for Finance and Planning
Vorteile und Ergebnisse
Mit Workday Extend kann die Universität nun den Impfstatus von Dozenten und Mitarbeitern auf effiziente Weise zentral erfassen und verfolgen. Das Führungsteam erhält damit die Daten, die es braucht, um auf künftige Veränderungen zu reagieren. Da die App nahtlos in die Workday-Oberfläche integriert ist, wurde sie von den Anwendern gut angenommen. In der ersten Woche haben Tausende Dozenten und Mitarbeiter die App in Workday erfolgreich genutzt. Die App wurde innerhalb von 30 Tagen von einer einzigen Person entwickelt, getestet und bereitgestellt. Dabei wurden die im Workday Extend-Entwicklerportal verfügbaren Ressourcen genutzt, darunter der App-Katalog und die Workday Community. Zukünftig prüft die Universität, wie sie Workday Extend nutzen kann, um bestehende Prozesse in anderen Bereichen zu optimieren. Infrage kommen beispielsweise die Prüfung von Änderungen der Abteilungsgehälter, die Bereitstellung von Adoptionszusatzleistungen, die Automatisierung von Änderungs-/Compliance-Anforderungen beim Thema Sicherheit und die Integration mit Workday Learning für Dozenten und Studierende.