Nach der Fusion von Tieto und EVRY nutzte das HR-Team des vergrößerten Unternehmens separate HR-Kernsysteme, Recruiting-Lösungen, Portale und Workflows. Dies wirkte sich auf die Fähigkeit aus, 24.000 Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen, Arbeitsweisen und Organisationskulturen zu verwalten. Dieser Wildwuchs behinderte die Entwicklung von mehr Agilität und die Nutzung von Größenvorteilen, die für den Erfolg des neu formierten Unternehmens entscheidend waren.
Vereinheitlichter Datenkern und agilere Geschäftsprozesse
Matthew Hanwell, TietoEVRYs Head of HR Technology, sieht das so: „Wir hatten vier Ziele im Auge. Zunächst waren wir auf der Suche nach einer einzigen gemeinsamen HR-Lösung, die es uns ermöglichen würde, als ein einziges Unternehmen effizient zu arbeiten. Zweitens brauchten wir gemeinsame globale Prozesse, eine straffe und reibungslose Entscheidungsfindung, einheitliche Workflows und Genehmigungen. Drittens wurde ein effektives Recruiting-Verfahren zur Einstellung von Absolventen aus Skandinavien entwickelt. Und natürlich wollten wir, dass die Daten und Erkenntnisse für die Manager leicht zugänglich sind. Wir haben all diese Ziele und noch mehr erreicht.“
Workday war bereits vor der Fusion im gesamten Tieto-Unternehmen erfolgreich implementiert worden. Das Change-Management-Team wusste, dass es darauf aufbauen und eine einheitliche Quelle für Mitarbeiterinformationen bereitstellen sowie das erforderliche schnelle Deployment durchführen konnte. Außerdem war es überzeugt, auch den ehemaligen EVRY-Mitarbeitern die Schulung innerhalb des knappen Zeitrahmens anbieten zu können.
96 % der Manager, die von xEVRY kamen, nutzten im ersten Monat Workday, obwohl in den skandinavischen Ländern Hochsaison war ...
Head of HR Technology
Deployment in nur fünf Monaten trotz COVID-19
Schulung und Kommunikation während der Einführung wurden durch die Tatsache erschwert, dass zwar mehr als die Hälfte der Belegschaft mit Workday vertraut war, die andere Hälfte jedoch noch nie damit zu tun hatte. Ein Gleichgewicht für beide Gruppen musste gefunden werden. Zudem hatten die beiden Unternehmen eine unterschiedliche Vorgeschichte in Bezug auf ihre Systeme. Die Pandemie bedeutete, dass das Projekt zur Gänze remote abgewickelt werden musste. Dies erforderte einen größeren persönlichen Einsatz der Beteiligten. Trotz dieser Herausforderungen und des enormen Umfangs des Vorhabens wurde der straffe Zeitplan von 5 Monaten für die Einführung eingehalten. Darauf folgte eine Stabilisierungsphase, um sicherzustellen, dass die Synergieeffekte der optimierten Technologie verfolgt, verstanden und maximiert werden konnten.
Buchstäblich Tausende von Mitarbeitern haben sich am ersten Tag angemeldet und ihre Aufgaben erfolgreich erledigt.
Head of HR Technology
Unterstützung der wichtigen Stakeholder-Gruppen
Workday half dem neu fusionierten Unternehmen TietoEVRY, seine Kräfte zu bündeln. Durch den effektiven und optimierten Zugang der Manager zu ihren Teams wurden effiziente Dienste und Transaktionen ermöglicht. Andere Stakeholder wie die Finanzabteilung erhalten nun Daten aus einer gemeinsamen Quelle. Für Genehmigungen und Workflows, wie z. B. die Genehmigung von Personalanforderungen, wurden gemeinsame Governance- und Kontrollstrukturen eingeführt. Eine gemeinsame Lösung bedeutet, dass wir besser in der Lage sind, bei Bedarf schnell auf veränderte Umstände zu reagieren.
Trotz der infolge der Fusion um 66 % gestiegenen Mitarbeiteranzahl mussten wir das globale Workday-Supportteam nicht aufstocken.
Head of HR Technology
TietoEVRY zu einem einheitlichen Unternehmen formen
Die Einführung von Workday im fusionierten Unternehmen war ein grundlegender Schritt, um TietoEVRY zu einer vollständig integrierten Organisation zu schmieden. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte das Unternehmen mehr virtuell als in der Realität existiert – in Organigrammen und PowerPoint-Präsentationen. Beim Go-Live konnten die Mitarbeiter zum ersten Mal sehen, wo sie in der Organisation hingehören, wer ihre Teammitglieder sind und wem sie unterstellt sind. Auch die Manager konnten Informationen über ihre Mitarbeiter einsehen, unabhängig davon, woher ein Mitarbeiter kam. TietoEVRY ist dadurch nun bereit, als einheitliches Unternehmen mit einer konsolidierten Sicht auf seine Mitarbeiter zu wachsen.