Das Metropolitan Museum of Art (Met) macht jeden Tag Kunst für Besucher aus aller Welt lebendig erfahrbar. Mit seiner sorgfältig kuratierten Sammlung sowie Bildungs- und Praktikumsprogrammen und Online-Touren bietet das Met für jeden etwas. Umfang und Logistik der Beschaffung und Verwaltung von Waren und Dienstleistungen sind für eine solche Institution jedoch komplex und teuer. Da das Museum eine gemeinnützige Institution ist, sind seine Investitionen in Technologie vorrangig für die Wissenschaft bestimmt und nicht für den Betrieb.
Vor vier Jahren war das Met mit einer hohen Verschuldung und wachsenden Betriebsverlusten konfrontiert. Die Museumsleitung beschloss daher, den Haushalt bis zum Jahr 2020 auszugleichen. Das Museum verfügte zwar bereits über Workday Financial Management und Workday Procurement, doch die Beschaffung war beim ersten Deployment nicht vorrangig. Als sich die Organisation weiterentwickelte, stellte sich heraus, dass sie die strukturellen Vorteile von Workday nicht ausreichend nutzen konnte. Die Prozesse waren daher isoliert und ineffizient. Der Einblick in die indirekten Ausgaben, die Genehmigung von Ausgabenanforderungen und die Investitionsrendite (ROI) der Lieferanten waren begrenzt.
„Innerhalb von 12 Monaten nach dem Redeployment von Workday konnten wir unsere Einsparungsziele zu 220 % erfüllen und aus unseren Projekten einen ROI von 15 % erzielen.“
Chief Procurement Officer
Ein umfassendes Redeployment
Bei der Planung einer von den Mitarbeitern unterstützten Lösungsstrategie rechnete das Beschaffungsteam mit Problemen aufgrund der Veränderungen. Eine umfassende Analyse der Workflows und Problembereiche brachte das Met zur Erkenntnis, dass sich durch den Einsatz von Workday Spend Management die Kosten senken, die Kontrolle über Ausgaben und Lieferanten verbessern und die Beschaffungseffizienz steigern ließen. Da die Mitarbeiter das Tool bereits nutzten, waren sie mit den Grundlagen vertraut. Die Umstellung bezog sich daher nur auf Änderungen bei der Automatisierung und Steuerung der abteilungsübergreifenden Source-to-Pay-Prozesse. Workday Spend Management ist einfach zu konfigurieren. Das Met konnte daher die Herausforderungen im Bereich Beschaffung und Finanzen schnell bewältigen.
Automatisierung der Finanz- und Beschaffungsprozesse von der Beschaffung bis zur Zahlung
Umfassende und anpassbare Einblicke und Kontrollen
Einfach zu erlernende Lösung mit einer vertrauten Erfahrung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Wir haben uns angesehen, was wir bereits hatten. Dann haben wir Tools implementiert, die wir vorher nicht genutzt hatten, um das System zu verbessern und die Geschäftsprozesse zu ändern.
Chief Procurement Officer
Die Kunst der Beschaffung
Die Beschaffung für ein Museum, das 2 Millionen Sammlungsstücke beherbergt, ist ein gewaltiges Unterfangen. Die Umstrukturierung der Workflows rund um die Beschaffung war ein wichtiger Teil des Redeployments im Met. Dazu gehörten eine intensive Schulung der Mitarbeiter über die Beschaffung, ihre Bedeutung und darüber, wie sich mit Workday Effizienz und Effektivität steigern ließen. Tiffany Sen, Chief Procurement Officer beim Met, meint dazu: „Wir haben zuerst einmal zugehört, änderten dann unseren Ansatz und führten ein neues Leitbild und neue Beschaffungsrichtlinien ein.“
Das Team plante virtuelle Kaffeekränzchen, Telefonkonferenzen und Einzelgespräche, um die Mitarbeiter mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. So sollte der Mehrwert der neuen Prozesse kommuniziert werden.
Die nahtlose Integration zwischen den Workday-Lösungen erleichtert zudem die Erstellung automatisierter Workflows in jeder Abteilung. IT-Mitarbeiter weisen Beschaffungsrollen zu und legen fest, wer auf diese Workflows zugreifen und Bestellanforderungen genehmigen darf. Das reduziert nicht nur Risiken, sondern stärkt auch die Autonomie und die Selfservice-Möglichkeiten für die Mitarbeiter des Met bei der Verwaltung von Kaufanträgen und Genehmigungen. Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards lassen sich jetzt einfacher erstellen und die Mitarbeiter können in Echtzeit auf den Beschaffungsprozess zugreifen, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Wir sind ganz ergebnisoffen an das Redesign unseres Procure-to-Pay-Prozesses herangegangen, indem wir uns auf Rollen, Genehmigungen, Sicherheit und das Berichtswesen konzentrierten“, erläutert Sen. „Workday war bei dieser Neuorientierung des Beschaffungswesens von entscheidender Bedeutung: Zum ersten Mal konnten wir Kontrollen einrichten, um Risiken zu minimieren und die Beschaffung als Kern aller Einkaufs- und Zahlungsaktivitäten zu etablieren.“
Auf der Workday Rising® sah ich zum ersten Mal ein Workday-Dashboard für die Beschaffung und sagte zu Nicole: „Genau das brauchen wir!“
Chief Procurement Officer
Erarbeitung neuer Budget- und Kosteneinsparungsziele
Das Redeployment macht sich bezahlt Durch die Standardisierung und Beschleunigung der Source-to-Pay-Prozesse gelang es dem Met, seine Kosteneinsparungs- und Budgetziele zu übertreffen. Das Museum hatte im Geschäftsjahr 2020 rund 160 Projekte und erzielte in allen Kategorien Einsparungen. „Im ersten Jahr nach dem Redployment von Workday Spend Management sparten wir 220 % gegenüber den Budgetzielen und erhöhten den ROI in unseren Projekten um 15 %“, so Sen. „Wir haben den Beschaffungsprozess von 29 auf 5 Schritte und die Genehmigung von Ausgabenanforderungen von 12 auf 2 Tage reduziert.
Das Met verwaltet inzwischen 80 Prozent seiner Ausgaben mithilfe digitaler Dashboards, Berichte und Workflows. Dies umfasst Bestellungen von Waren und Dienstleistungen für Ausstellungen, Sonderveranstaltungen, Bildung, Forschung und Konservierungsarbeiten. „Unser Kreditorenbuchhaltungsteam konzentriert sich jetzt mehr auf Aufgaben mit Mehrwert wie Cash Management, überfällige Rechnungen, Lieferantenstammdaten und Diversity-Zertifizierung“, führt Sen weiter aus.
Mit einem automatisierten, cloudbasierten Prozess konnte das Met einen stabilen Betrieb aufrechterhalten, als das Museum während der Schließung im letzten Frühjahr auf Remote-Arbeit umstellen musste. Die Kostenersparnis war auch entscheidend für die Umstellung auf das aktuelle Umfeld.
Wenn neue Herausforderungen auftauchen, hören wir: „Könnt ihr das nicht besser machen?“ Bisher gab es noch kein Problem, das wir mit Workday nicht lösen konnten.
Procurement Operations Manager
Beschaffung wird zu einem Wachstumsmotor
„Der Einsatz von Workday hat die Macht der Daten in unserem System offengelegt und uns gezeigt, wo wir nachbessern müssen“, meint Sen. „Die Workday-Anwendungen erleichtern uns die Arbeit durch intelligente Prozesse.“ Aus den taktischen Funktionen des Beschaffungsteams wurde eine strategische Führungsaufgabe. Das Met hat entschieden, in Sachen Workday ständig auf dem neuesten Stand zu bleiben. Daher hat sich das Museum den Anwendergruppen und dem Design-Partner-Programm angeschlossen. Es vernetzt sich zudem regelmäßig mit Workday-Mitarbeitern und Kunden in der Workday Community.
Das Beschaffungsteam des Met startete kürzlich ein organisationsübergreifendes Projekt zur Suche nach neuen Partnern für Werbung, Dienstleistungen im Gaststättengewerbe, Einzelhandelslogistik, Mitarbeiteruniformen und Sonderausstellungen. Das Museum konnte zudem mehrere Bauprojekte und Sicherheitsverbesserungen zum Schutz der Mitarbeiter und der Sammlung in Angriff nehmen und abschließen.
„Seitdem wir unsere Prozesse mit Workday umgestaltet haben, ist der Museumsleitung klar geworden, dass unser Beitrag über die Kostensenkung hinausgeht und zur Wertschöpfung beiträgt“, sagt Sen. „Wir unterstützen zudem alle unsere Kolleginnen und Kollegen bei der Risikominderung, der Prozesseffizienz, dem Lieferantenmanagement, der Nachhaltigkeit und einer abgestimmten Strategie. Wir möchten sie dabei unterstützen, die Kunst in unseren Galerien, Ausstellungen und Veranstaltungen lebendig erfahrbar zu machen, indem wir neue Ideen und unerwartete Vernetzungen aufzeigen.“
Wir stützen uns stark auf Workday, um durch künstliche Intelligenz, Machine Learning und robotergesteuerte Prozessautomatisierung zusätzliche Effizienz zu erzielen.
Chief Procurement Officer
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