„Tech Meets Sport“ – so lautet der Slogan von Sport Alliance, einem komplexen Unternehmen, das die Digitalisierung von mehr als 8.000 Fitnessstudios und anderen Sportorganisationen in ganz Deutschland vorantreibt. Das breite Servicespektrum des Unternehmens umfasst cloudbasierte Verwaltungssoftware, umfassende mobile Apps, Online-Mitgliederakquise und Finanzdienstleistungen für Fitnessstudios.
Sport Alliance entstand aus dem Zusammenschluss mehrerer kleinerer Spezialunternehmen und entwickelte sich zu einem Private Equity-Konzern. Als CFO Philipp Rusch 2022 bei Sport Alliance anfing, befand sich das Unternehmen „auf einem starken Wachstumskurs – mit einer jährlichen Umsatzsteigerung von 15 bis 20 % und weiteren geplanten Übernahmen.“
Die komplexen Herausforderungen des schnellen Wachstums meistern
Rusch stieß aber auch auf Probleme, die behoben werden mussten. „Dieses Wachstum hat uns sehr stark nach vorne katapultiert, aber es brachte auch erhebliche Herausforderungen für unsere Finanz- und HR-Funktion mit sich. Insbesondere der Finanzbereich hatte eine gezielte Transformation bitter nötig, was Prozesse, Strukturen, Personal angeht. Alle diese Aspekte mussten in Angriff genommen werden“, so Rusch. „Außerdem gab es kein Betriebsbudget, das der Geschäftsleitung ein klares Bild vermittelt hätte.“
Rusch entschied sich umgehend dafür, Workday Adaptive Planning mit den benötigten Kernfunktionen zu implementieren, um zunächst die gewünschte Finanztransformation zu realisieren und dann nach und nach all die Funktionen einzuführen, die das wachstumsstarke Unternehmen in Zukunft brauchen würde. „Ich entschied mich für das Deployment von Workday Adaptive Planning, um sowohl unser Unterstützungs- als auch unser Planungsproblem zu lösen“, erklärt Rusch. „Und die Situation war so dringlich, dass wir mit unserem ultrakurzen Vertriebs- und Implementierungszyklus wohl fast einen Rekord aufgestellt haben!“
Wir haben mit unserem ultrakurzen Vertriebs- und Implementierungszyklus wohl fast einen Rekord aufgestellt!
– Philipp Rusch, CFO
„Minimalinvasive“ Lösung – schnell und benutzerfreundlich
Workday Adaptive Planning überzeugte Rusch in erster Linie wegen der intuitiven Bedienung. „In der medizinischen Fachsprache nennt man das ‚minimalinvasiv‘. Mit anderen Worten: Die Lösung bietet eine Analyseebene, die man mit dem System verknüpfen kann, ohne direkt auf das ERP- oder HR-System zugreifen zu müssen“, so Rusch.
Dem intuitiven Charakter von Workday Adaptive Planning ist es auch zu verdanken, dass das Deployment für Sports Alliance in kürzester Zeit abgeschlossen werden konnte. „Ich musste dem Vorstand einen Plan vorlegen, aber das hätte nichts gebracht, wenn die Lösung nicht effektiv in der Organisation verankert wäre, nicht die nötige Eigenständigkeit ermöglichen würde und nicht in angemessenem Tempo live angepasst werden könnte“, berichtet er.
Rusch unterzeichnete den Vertrag mit Workday am 14. September 2022 und die erste Planungsrunde mit Workday Adaptive Planning startete bereits am 21. Oktober. „Das erste in Workday Adaptive Planning erstellte Budget wurde am 2. Dezember vom Vorstand genehmigt“, erinnert sich Rusch.
„Und nicht nur das: Auch der Abschlussbericht über die Istzahlen für Januar konnte erfolgreich fertiggestellt werden. Wir legten eine unglaubliche Geschwindigkeit vor“, fährt er fort. „Aber angesichts der Komplexität des Umfelds, in dem wir tätig sind, war das auch unbedingt nötig. Dies war ein äußerst wichtiger Meilenstein für das Unternehmen.“
Ein neues Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit
Nach Erstellung des ersten Budgets in Workday Adaptive Planning stellte das Team von Sport Alliance fest, dass Workday auch die Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen förderte.
„Unser Geschäft ist sehr dynamisch, sodass wir im Rahmen des Planungsprozesses zunächst bestimmte Annahmen und Planungsvermutungen treffen müssen“, erläutert Rusch. „Diese erweisen sich in der Praxis nicht immer als zutreffend, insbesondere in diesen volatilen Zeiten, in denen die tatsächliche Geschäftsentwicklung oft ein wenig von unseren Prognosen abweicht.“
Mit Workday Adaptive Planning war Rusch jedoch in der Lage, dank weiterer Einblicke mühelos die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. „Ich legte gegenüber dem Vorstand das Versprechen ab, dass ich im März eine neue Prognose und ein entsprechend aktualisiertes Budget vorlegen würde“, erklärt er. „Am 9. April lag das Budget unseren 25 Abteilungsleitern vor.“
Rusch betont die Schlüsselrolle von Workday Adaptive Planning beim Budgetierungsprozess. „Vor dem Deployment wäre es einfach nicht möglich gewesen, ein genaues, auf unsere Bedürfnisse abgestimmtes Budget zu erstellen“, so Rusch. „Ich möchte mich besonders bei dem fantastischen Team unseres Implementierungspartners Kainos bedanken. Während des Prozesses haben wir unseren Vorstellungen sehr vehement Nachdruck verliehen und immer wieder gefragt: ‚Was sind unsere Mindestanforderungen in Bezug auf das Produkt?'. Das Team war einfach nur großartig.“
Vor dem Deployment von Workday Adaptive Planning wäre es einfach nicht möglich gewesen, ein genaues, auf unsere Bedürfnisse abgestimmtes Budget zu erstellen.
– Philipp Rusch, CFO
Verantwortlichkeit für das Erstellen präziser Szenarien delegieren
Zudem hatte Rusch die Hoffnung, dass es den Abteilungsleitern bei Sport Alliance mit Workday Adaptive Planning möglich sein würde, volle Verantwortung für ihre Ausgaben zu übernehmen.
„Dazu müssen sie ihr Budget genau kennen“, erklärt er. „Sie müssen in der Lage sein, exakte Szenarien zu modellieren. Und genau die stellt Workday Adaptive Planning ihnen und dem gesamten Unternehmen bereit.“
Rusch hat eine sehr genaue Vorstellung davon, wie er Sport Alliance managen will. Und mit Workday Adaptive Planning kann er diese Vision in die Tat umsetzen. „Ich benötige eine einfache und klare Möglichkeit, Budget und Istzahlen zu vergleichen“, sagt er. „Verantwortlichkeit ist für mich ein sehr wichtiges Thema: Ich möchte den Abteilungsleitern volle Befugnisse übertragen können. Auf diese Weise können sie ihre eigenen Budgets erstellen, die ich dann über die einfache, selbst verwaltbare Bedienoberfläche in Workday Adaptive Planning dynamisch anpassen kann.“
Rusch hebt zudem die einfachen Prozesse hervor, mit denen Workday Adaptive Planning die Finanzplanung bereichert. „Die Personalplanung ist rollenspezifisch. Auf der Grundlage einzelner Rollen können also Änderungen beim Personal und bei den Gehältern einfach anhand geplanter Kohorten und Neueinstellungen in die Planung einfließen“, so Rusch. „Das ist extrem transparent und hat den Planungsprozess deutlich gestrafft.“