Wer im Sommer 2001 an einem Hot-Dog-Wagen im Madison Square Park in Manhattan vorbeischaute, hätte sicherlich nicht geahnt, dass dies der Beginn eines weltweiten Phänomens sein sollte. Seither hat Shake Shack immer wieder für Überraschungen gesorgt. 2004 wurde der Hot-Dog-Wagen durch einen festen Kiosk ersetzt – die Geburtsstunde von Shake Shack.
Die Zahl der Shake Shack-Filialen in den USA und weltweit steigt weiter rapide an. An jedem Standort ist die Atmosphäre des Hamburgerstands aus vergangenen Tagen nach wie vor spürbar, während gleichzeitig das Angebot um neu interpretierte Klassiker erweitert wird. Bekannt wurde Shake Shack durch seine Premium-Burger, Cremeeis und Shakes aus frischen lokal produzierten Zutaten, die den Geschmacksnerv des 21. Jahrhunderts treffen. Von Kansas City bis Shanghai gibt es mittlerweile über 300 Shake Shack-Filialen.
Vor der Einführung von Workday musste die Buchhaltung jede Journaleingabe im System ausdrucken und abzeichnen lassen. Jetzt ist dieser Prozess automatisiert und spart damit Verarbeitungszeit.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Schnelle Expansion und wachsende Herausforderungen
2015 legte Shake Shack einen erfolgreichen Börsengang hin. Das schnelle Wachstum stellte die schlanke Finanzorganisation des Unternehmens jedoch vor Herausforderungen, ebenso wie die zusätzlichen Reporting- und Auditanforderungen der frisch gegründeten Aktiengesellschaft einschließlich Sarbanes-Oxley-Compliance (SOX).
Die Mitglieder des Finanzteams mussten zum Erstellen von Budgets, Berichten und Prognosen zwischen mehreren isolierten Systemen auf Papierbasis hin und her wechseln, die noch aus der Anfangszeit des Unternehmens stammten. Quartalsabschlüsse nahmen oft mehr als zehn Tage in Anspruch. Die große Mehrheit der über 200 Kontrollen mussten manuell für Aufgaben angewendet werden, darunter monatliche Bankabstimmungen und Prüfung und Genehmigung von Rechnungen.
Interne Auditoren mussten Daten, einschließlich Kontosalden und Journaleingaben, aus allen Abteilungen manuell zusammentragen, um sie für externe Auditoren aufzubereiten. Angesichts der schnell wachsenden Belegschaft benötigte Shake Shack eine HR-Lösung, die diesen Anforderungen gewachsen war.
Genauere Prognosen und schnellere Budgetierung
Die Abteilungen von Shake Shack führen Budget- und Prognosezyklen in Workday Adaptive Planning aus. Sie sind somit in der Lage, Umsätze und Ausgaben präziser und effizienter zu prognostizieren, Amortisationspläne zu erstellen und den Budgetzyklus zu beschleunigen.
Das Kostenstellenmanagement erstellt steht mit Workday Adaptive Planning eine Vielzahl von Prognosen. „Workday Adaptive Planning bringt unserem Unternehmen enormen Mehrwert, indem es uns die nötige Informationsgrundlage für eine bessere Entscheidungsfindung liefert“, bestätigt Brian Seely, Senior Director of Enterprise Systems and Solutions bei Shake Shack.
Workday Adaptive Planning bietet außerdem die entscheidenden Voraussetzungen, um die Erstellung von Vorstandsberichten zu beschleunigen.
Workday Adaptive Planning bringt unserem Unternehmen einen enormen Mehrwert, indem es uns die nötige Informationsgrundlage für eine bessere Entscheidungsfindung liefert.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Benutzerfreundliche Audits als Beilage
Das interne Audit-Team hat über Workday Zugriff auf alle Finanzdaten des Unternehmens, kann diese durchsuchen und Audit-Trails mühelos direkt aus der Lösung heraus erstellen. Es muss daher nicht mehr die betreffenden Abteilungen bitten, Unmengen von Papierunterlagen durchzusehen. „Früher baten wir die Sachbearbeiter, uns die Kontosalden mitzuteilen und die Journaleingaben zu übermitteln“, erklärt Jessica Kast, Senior Manager of Internal Audit bei Shake Shack. „Mit Workday haben wir jetzt den perfekten Überblick und müssen keine Informationen mehr von anderen Abteilungen einholen.“
Brett Cohen, Internal Audit Manager bei Shake Shack, teilt diese Einschätzung: „Was die Kontrollen angeht, können wir uns auf Workday verlassen und brauchen uns keine Gedanken über fehlende Daten oder fällige Termine zu machen. Wir können Details zu Einkäufen anzeigen, um zu sehen, wie sie bezahlt wurden und wer sie genehmigt hat. Dazu führen wir den entsprechenden Bericht aus, übergeben ihn an unsere Auditoren und erhalten die gewünschten Stichproben wesentlich schneller.“
Früher mussten wir Kontosalden erfragen und Einsicht in Journaleingaben beantragen. Mit Workday haben wir jetzt den perfekten Überblick und müssen keine Informationen mehr von anderen Abteilungen einholen.
Senior Manager of Internal Audit
Das gewisse Extra
Shake Shack nimmt eine Reihe von Support Services in Anspruch, darunter die von Deloitte bereitgestellten Workday Application Management Services (Workday AMS), sowie einige zusätzliche Ressourcen der Workday Community, um die Funktionen von Workday optimal nutzen zu können.“
„Der Workday AMS-Support von Deloitte hilft uns bei unseren Routineaufgaben“, bekräftigt Seely. „Außerdem durchsuchen wir die Videos und Präsentationen der Workday Community, um zusätzliche Infos zu erhalten.“
Alle diese Vorteile tragen letztlich dazu bei, nachhaltiges Wachstum bei Shake Shack zu realisieren. Seely abschließend: „Mit Workday ist unser Unternehmen hervorragend aufgestellt und verfügt über ein Toolkit, mit dem wir unsere Prozesse optimieren, Zeit sparen und detailliertere Einblicke in unsere Finanzdaten erhalten.”