Die Regent's University London ist die einzige unabhängige, nicht auf Gewinn ausgerichtete Universität in London. Mit Workday Adaptive Planning wechselte die Universität zu einem Modell der kontinuierlichen Planung mit einem standardisierten Stammdatensystem für die finanzielle Performance. Sie konnte damit das Verantwortungsbewusstsein der Budgetverantwortlichen für die finanzielle Performance steigern. Heute arbeitet die Regent's University London mit umfangreichen kurz- und langfristigen Prognosen, um alle Faktoren zu ermitteln, die für die künftige finanzielle Gesundheit der Universität wichtig sind.
Größere Flexibilität bei der Anpassung an das veränderliche Umfeld im Bildungswesen verleiht uns die Kontrolle über unsere finanzielle Zukunft.
Finance Director
Herausforderungen
- Die Koordinierung von Planungs- und Budgetierungsdaten über sieben Fakultäten und 50 Kostenstellen hinweg war kaum möglich.
- Misstrauen in die Genauigkeit der Daten, um sinnvolle Erkenntnisse zu gewinnen
- Eingeschränkte Prognosefunktionen
Ergebnisse
- Mehr Kontrolle über den Finanzplanungsprozess mit genauen und für Aktionen verfügbaren Daten
- Schnellere und effizientere Planung und Analyse unter Einbeziehung aller an der Budgeterstellung Beteiligten
- Bessere Entscheidungsprozesse in Bezug auf den kurz- und langfristigen Cashflow für die Verbesserung der Erfahrungen von Studierenden
Die Regent's University London ist die einzige unabhängige, nicht auf Gewinn ausgerichtete Universität in London. Während nicht unabhängige Universitäten staatliche Mittel erhalten, ist die Regent's University London auf Studiengebühren als einzige Einnahmequelle für die gesamte Finanzierung angewiesen. Dazu gehören sowohl der Unterricht, als auch die Unterbringung bis hin zur Verpflegung. Sie steht daher unter größerem finanziellen Druck als andere britische Hochschuleinrichtungen.
Die Finanzabteilung der Universität hatte die Aufgabe, ein hochwertiges Studienerlebnis zu finanzieren, und musste eine Vielzahl von Kennzahlen und Faktoren abwägen und budgetieren. Da das bestehende System nicht mehr zweckdienlich war, benötigte das Team eine FP&A-Lösung, die die Konsolidierung und Analyse von Budgetierungs- und Leistungsmanagementdaten vereinfachen konnte.
Konsolidieren und vereinfachen
Die Regent's University London erarbeitete mit dem Workday Adaptive Planning-Partner Clear Plan ein Budgetierungsmodell, das die Bedürfnisse der multidisziplinären Campus-Gemeinschaft der Universität mit ihren sieben Fakultäten widerspiegelt. Die Integration bestehender Kontenstrukturen und die Durchführung von Briefing-Sitzungen trugen dazu bei, die Implementierung zu beschleunigen und den Budgetverantwortlichen die Vorteile des neuen Ansatzes zu vermitteln. Nach der Inbetriebnahme von Workday Adaptive Planning wurde bereits nach sechs Wochen eine erste Budgetkorrektur möglich.
Ein optimales Budget
Seit der Einführung von Workday Adaptive Planning verfeinerte die Regent's University London fortlaufend ihren Budgetierungsprozess, bezog zusätzliche Datenbestände ein und ging zu einem Modell der kontinuierlichen Planung über, um schließlich das Vertrauen in die Endberichte zu erhöhen. Ein großer Teil davon betraf die Konsolidierung von Daten in Workday Adaptive Planning mit einem zentralisierten Planungs- und Budgetierungsprozess, der wesentlich einfacher und schneller ist. Die bessere Sichtbarkeit der Zahlen vermittelten Budgetverantwortlichen auch ein neues Gefühl der Eigenverantwortung.
„Früher enthielt das Budget Ungenauigkeiten, die größtenteils auf den komplexen Konsolidierungsaufwand in Excel zurückzuführen waren“, so Carl Teigh, Finance Director an der Regent’s University. „Dies bedeutete, dass das Vertrauen in die von der Finanzabteilung erstellten Zahlen untergraben wurde und der von der Finanzabteilung generierte Wert begrenzt war. Dadurch wurde die Entscheidungsfindung der Universität erschwert. Im Vergleich dazu hat sich mit Workday Adaptive Planning die Transparenz für die Budgetverantwortlichen verbessert und sie haben mehr in eine genaue Finanzplanung investiert. Wir können jetzt beispielsweise sehen, wo es Raum für Rationalisierung der Kosten gibt, und dadurch die verfügbaren Mittel in die Verbesserung der Bedingungen für Studierende zu stecken.“
Modelle für die Zukunft
Heute ist die Regent's University London über die Konsolidierung hinaus zu einem weitaus umfassenderen Prognoseverfahren übergegangen, um die langfristige finanzielle Stabilität zu planen. Die Prognosen verknüpfen Studierendenzahlen, Kursdauer und Gehaltslisten der Dozenten direkt mit den Einnahmedaten, um sicherzustellen, dass der langfristige Cashflow für die Verbesserung der Studienbedingungen und die finanzielle Gesundheit der Universität bereit steht.
Größere Flexibilität bei der Anpassung an das veränderliche Umfeld im Bildungswesen verleiht uns die Kontrolle über unsere finanzielle Zukunft. Zur Erkennung von Aufwärts- oder Abwärtstrends können wir Budgets aus verschiedenen Blickwinkeln untersuchen und uns beispielsweise auf eine bestimmte Kostenstelle oder auf Honorare konzentrieren. Neben unserer jährlichen Prognose sind wir nun in der Lage, drei bis fünf Jahre im Voraus zu modellieren und unternehmensweite Erkenntnisse über die zukünftige finanzielle Gesundheit der Universität zu gewinnen. Die signifikanten Bewegungen, die wir mit Workday Adaptive Planning erkennen und auf die wir reagieren konnten, wären mit unserem vorherigen System einfach nicht möglich gewesen.“
Die signifikanten Bewegungen, die wir mit Workday Adaptive Planning erkennen und auf die wir reagieren konnten, wären mit unserem vorherigen System einfach nicht möglich gewesen.
Finance Director