Quadient kündigte 2019 eine neue Strategie an, deren Ziel die Einführung eines neuen Betriebsmodells, eine Vereinfachung der Organisationsstruktur und eine Neuausrichtung des Produktportfolios war. Kurz darauf folgte die Umbenennung des Unternehmens unter einer neuen, einheitlichen Firmenmarke. Da das Unternehmen ursprünglich aus isolierten, unabhängig agierenden Betriebseinheiten bestand, fehlte den Mitarbeitern ein umfassender Überblick und eine auf den Unternehmenswerten basierende Mitarbeitererfahrung. Die starke Abhängigkeit von Excel und PowerPoint sorgte allgemein für Frust bei den internen HR-Teams. Somit war klar: Ein neuer Ansatz musste her.
Mit der fortschrittlichen Enterprise Management Cloud von Workday ist Quadient nun in der Lage, eine komplett überarbeitete Mitarbeitererfahrung bereitzustellen und die Transformation von einem fragmentierten Unternehmen zu einer integrierten und kollaborativen Organisation mit einer gemeinsamen strategischen Vision und einer mitarbeiterorientierten Kultur zu meistern.
Wir wollten Quadient völlig neu ausrichten und zu einem echten digitalen Player machen.
Stéphanie Auchabie, Chief People Officer
Anwendererfahrung, Zusammenarbeit und Einblicke in die Personalsituation
Die Mitarbeiter sind regelrecht begeistert von Workday. François Bousquet, Vice President of Employee Experience bei Quadient, berichtet: „In der Auswahlphase haben wir ein Proof of Concept erstellt, das viele positive Aspekte verdeutlicht hat. Die Anwendererfahrung ist ein echter Gamechanger. Die Beschäftigten schätzen die neuen Möglichkeiten mit Workday, Dinge selbst in Gang zu setzen und dabei problemlos zwischen webbasierter und mobiler Anwendung zu wechseln.“
Auch erkannten Unternehmensleitung und Management schon bald die Transparenz, die Workday im Hinblick auf Urlaubsansprüche bietet, einschließlich einer abteilungsübergreifenden Übersicht über demografische Faktoren. Sie sahen Chancen für eine effektivere Zusammenarbeit und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
„Die Entscheidung für Workday basierte auf den geschäftlichen Auswirkungen, die wir erzielen wollten, indem wir unsere Management-Funktion in einem ganzheitlichen Unternehmen stärken“, so Stéphanie Auchabie, Chief People Officer bei Quadient. Als weiteres Plus galt die Tatsache, dass die Analysefunktionen in Workday wichtige Mitarbeiterdaten, beispielsweise zum Geschlecht, liefern würden, die für die Entwicklung und Implementierung von Initiativen für mehr Chancengleichheit und Diversität entscheidend sind.
Eine einheitliche Lösung auf der Basis von Echtzeit-Daten
Mit einer zentralen Lösung, die dem Management im gesamten Unternehmen Zugriff auf Echtzeit-Daten bietet, ist die gemeinschaftliche Entscheidungsfindung beispiellos einfach und zielgerichtet.
Workday stellt die nötigen Tools bereit, um die Eigenständigkeit der Teams in Workday zu fördern, statt Berichte zum Fortschritt anzufordern. Mitglieder des Managements können beim Recruiting und anderen Prozessen unmittelbar aktiv werden und ihre Aufgaben wesentlich effizienter und eigenständig verwalten. Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Vorteil, insbesondere für die vielbeschäftigten leitenden Führungskräfte des Unternehmens, die sich nicht lange mit der Einarbeitung in eine neue Lösung aufhalten können.
Workday hat sie mit dem einfachen Zugriff auf Echtzeit-Daten für die jeweils berechtigten Anwender überzeugt. Dies ist eine wesentliche Verbesserung zugunsten der Entscheidungsfindung. Ebenso intuitiv lassen sich Dashboards für bestimmte Rollen erstellen – vom Vertrieb über die Rechts- und Finanzabteilung bis zum Marketing. So werden aussagekräftige Daten zu einem effektiven Treiber im Management.
Effizienzgewinne für Personal- und Finanzwesen
Vor der Einführung von Workday wurden Daten in Excel verarbeitet, was nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig war. „Ohne eine einheitliche Lösung müssen bei jeder Anfrage die entsprechenden Daten extrahiert, in das gewünschte Format gebracht und dann weitergeleitet werden“, stellt Stéphanie Auchabie fest. „Nun, da die Daten in Workday abrufbar sind, können wir diese Zeit für strategisch wichtigere Geschäftsbereiche nutzen, was sowohl der HR- als auch der Finanzabteilung zu mehr Effizienz verhilft. Vor allem kann sich die HR-Funktion jetzt auf das konzentrieren, was bei Quadient am wichtigsten ist: eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur.“
Die HR-Abteilung als echtes Center of Excellence
Da das Management des Unternehmens nun direkten Zugriff auf Personaldaten und -prozesse hat, nimmt das HR-Team statt einer administrativen eine stärker strategische Rolle ein. Im Zuge der allgemeinen Transformation des Unternehmens wird die HR-Abteilung zunehmend als Ressource anerkannt, die durch ihr Know-how zu Personalthemen Mehrwert schafft.
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