Als die Corona-Pandemie 2020 Europa heimsuchte, betrieb Scout24 ein komplexes Planungs- und Prognosesystem. Dazu wurden Daten in Excel zusammengestellt, und bis zu 90 Personen mit Budgetverantwortung in mehreren Geschäftsbereichen mussten dann ihre Pläne entwickeln.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement des Unternehmens, erklärt: „Sie schickten diese Pläne dann an mein Team, wo wir Qualitäts- und Datenprüfungen vornahmen, bevor wir alles zurück an das Konsolidierungssystem für das kundenübergreifende Reporting übermittelten. In den meisten Fällen gelang es bei der ersten Iteration noch nicht, das angestrebte Ziel zu erreichen; es waren mehrere Wiederholungen erforderlich. Dies konnte dazu führen, dass der Budgetierungsprozess bis zu vier Monate blockiert wurde.“
Die Notwendigkeit einer agilen Unternehmensplanung in unsicheren Zeiten
Das war ein größeres Problem. Erschwerend kam hinzu, dass die Daten in bis zu 90 separaten Excel-Dateien gespeichert waren, die nicht integriert waren. Dies wiederum erschwerte die Szenarioplanung, insbesondere bei Ausbruch der Pandemie. „Dies hatte erhebliche praktische Auswirkungen“, erinnert sich Philipp Dobberow. „Lockdown- und Lockerungsphasen haben sich auf unser Geschäft ausgewirkt. Wann würden sich Immobiliensuchende zum Beispiel wieder mit lokalen Maklern treffen können, was sich auf unser Online-Geschäft auswirken würde?“
Dies waren nur einige der Faktoren, die Scout24 von einer neuen, agilen Lösung für Unternehmenssteuerung, Planung und Reporting überzeugt haben. Philipp Dobberow erklärt: „Es kam für uns darauf an, schnelle, datengestützte Finanzentscheidungen zu treffen und schneller auf geänderte Vorgaben reagieren zu können. Daher haben wir uns entschieden, unser bisheriges System durch die Unternehmensplattform Workday Adaptive Planning zu ersetzen.“
Workday Adaptive Planning ermöglicht es uns, das Modell schnell anzupassen und selbst zu entwickeln, was in diesen beispiellosen Zeiten ein entscheidender Vorteil ist.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Ein kollaborativer Echtzeit-Ansatz für rollierende Prognosen
Scout24 besaß klare Vorstellungen von seiner neuen Planungs- und Reportinglösung. „In erster Linie sollte sie kollaborativ sein, damit alle Beteiligten in den Planungs- und Prognoseprozess einbezogen werden können“, sagt Philipp Dobberow.
„Es sollte damit möglich sein, alle Daten in Echtzeit zu bearbeiten und zu neuen Erkenntnissen zusammenzuführen. Auch ein kontinuierlicher Planungs- und Prognoseprozess sollte damit unterstützt werden, um das ganze Jahr über einen rollierenden Ansatz zu ermöglichen. Schließlich ging es auch darum, alle Teilpläne im Unternehmen abzudecken, damit sich jeder Teilbereich zu einem Gesamtfinanzplan zusammenführen lässt.“
Diese Vorteile waren nur bei einer Lösung offensichtlich: Workday Adaptive Planning. Nach Dobberows Einschätzung ließen sich viele dieser Vorteile schnell erzielen. „Angefangen haben wir mit einem Implementierungspartner, doch konnten wir bereits relativ schnell eine Menge selbst erledigen“, erläutert er.
„Ich sehe darin einen entscheidenden Vorteil. Wir können ziemlich viele Bereiche selbst anpassen, von der Erstellung neuer Dimensionen über die Markierung neuer Attribute für schnelleres Reporting bis hin zur Festlegung neuer Kostenstellen. So können wir jetzt schnell, präzise und flexibel auf neue Szenarien und zusätzliche Kostenstellen reagieren. Außerdem lassen sich neu erworbene Unternehmen viel schneller integrieren.“
Durch die Verwendung von Istzahlen ist die Aufbereitung der Daten in der Budgetierung nicht mehr notwendig.
Anstatt auf Excel-Dateien angewiesen zu sein, erstellt Scout24 monatliche Prognosen direkt in Workday Adaptive Planning. Philipp Dobberow: „Wir treffen uns jetzt einmal im Monat mit Bereichsleitern, um den aktuellen Stand durchzugehen und Veränderungen im laufenden Geschäftsjahr bis zum Jahresende zu besprechen. Wir können diese Informationen dann direkt mit den Planern in der Lösung aktualisieren, was bedeutet, dass wir jetzt einen monatlich rollierenden Planungszyklus haben.“
Bei Scout24 ist nun fast keine Datenaufbereitung für den Budgetierungsprozess mehr notwendig, da die Ist-Werte direkt in Workday Adaptive Planning verfügbar sind und täglich aus dem zugrunde liegenden ERP-System aktualisiert werden. So können Planer ihre Arbeit direkt auf der Basis der Ist-Werte erledigen. Wie Philipp sagt: „Das bedeutet, dass wir keine Daten mehr übermitteln, aufbereiten, erneut übermitteln, erfassen und verarbeiten müssen. Mit Workday Adaptive Planning haben wir den Zeitraum der Datenaufbereitung um 3 Wochen auf nahezu Null und den gesamten Planungsprozess auf 2 bis 3 Wochen reduziert. Dies ermöglicht uns enorme Zeiteinsparungen. Auch das Fehlerrisiko haben wir drastisch reduziert.“
Mit Workday Adaptive Planning haben wir den Zeitraum der Datenaufbereitung um 3 Wochen auf nahezu Null und den gesamten Planungsprozess auf 2 bis 3 Wochen reduziert.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Optimierte Planung: weniger Zeit, weniger Fehler, mehr Effizienz
Auch die zentrale Planungsfunktion bei Scout24 wurde seit der Implementierung wesentlich effizienter. Philipp Dobberow dazu: „In der Vergangenheit wurden Daten aus dem ERP-System in Excel zusammengeführt und an Betriebsleiter weitergeleitet, die dann in der nächsten Woche an den Daten arbeiten sollten.
„Jetzt vereinbaren Sie einfach ein Meeting, indem Sie die Workday Adaptive Planning-Weboberfläche aufrufen, gemeinsam Überprüfungen durchführen, Abweichungen durchgehen und besprechen.
Das geht schnell, ist effizient und kaum fehleranfällig.“