Mit Workday Adaptive Planning hat sich der Zeitaufwand für den Monatsabschluss mehr als halbiert. Auch bei der Qualität der verfügbaren Informationen und deren Genauigkeit haben wir enorme Fortschritte erzielt.
Financial Accounting Manager
Die globale Wirtschaftskanzlei Pinsent Masons wuchs im Zuge einer Fusion um ein Drittel. Daher musste so schnell wie möglich eine Managementlösung her, um die verschiedenen Hauptbücher und Systeme zu konsolidieren. Außerdem sollte sie Drilldown-Funktionen, Kollaborationstools in mehreren Sprachen und Währungen sowie eine mehrdimensionale Übersicht über das fusionierte Unternehmen bieten. Workday Adaptive Planning erfüllte diese Aufgaben und sorgte dafür, dass das Finanzteam „von Zahlenfüchsen zu strategischen Geschäftsberatern“ wurde. Anstatt nachträglich über Geschäftsentscheidungen nachzudenken, beschäftigt sich das Finanzteam von Pinsent Masons jetzt mit Prognoseinitiativen.
Herausforderungen
- Langwierige Datenaufbereitung für Buchhaltungsaufgaben
- Zeitaufwand von 15 Tagen zur Erstellung von Monatsabschlüssen
- Probleme bei der Einbindung von Daten aus verschiedenen Datenbanken und Länderbüros
Ergebnisse
- Verkürzung der monatlichen Finanzanalysen und des Reportings um 750 % (von 15 auf 2 Tage)
- Lückenlose Performance-Einblicke dank Datenintegration über mehrere Buchhaltungssysteme und -regionen hinweg
- Produktivitätssteigerung bei neuen Initiativen, die zu langfristigen Investitionen in IT, Immobilien und Personal führt
Globale Kanzlei verschafft sich nach Unternehmenszusammenschluss einen 360-Grad-Überblick über die Finanzen
Im Zuge einer Fusion wuchs die Belegschaft von Pinsent Masons um ein Drittel. Nach dem Zusammenschluss musste die Kanzlei eine Vielzahl verschiedener Finanzlösungen konsolidieren – darunter je zwei Hauptbücher und Rechtsverwaltungssysteme –, um sich einen ganzheitlichen Überblick über die Finanzen zu verschaffen. Es galt, mehrere Arbeitsgruppen, Büros, Länder und Währungen unter einen Hut zu bringen. Daher sollte die neue Managementlösung folgende Kriterien erfüllen:
- Drilldown-Funktion zum Abrufen von Zahlen nach Arbeitsgruppe, Büro und Abteilung
- Gemeinsamer Zugriff auf Finanzdaten in der jeweiligen Landessprache und -währung
- Einblicke in Wachstumstreiber und mehrdimensionaler Überblick über das Unternehmen
In Ermangelung einer solchen Lösung drohten Compliance-Risiken und Umsatzverluste. Viele positive Fusionseffekte standen auf dem Spiel. Andrew Brett, Financial Accounting Manager bei Pinsent Masons, erklärte: „Durch die Zusammenarbeit mit Clear Plan, dem britischen Partner für Workday Adaptive Planning, und aufgrund der Erkenntnis, was Workday Adaptive Planning für unsere Kanzlei leisten konnte, waren wir von der Software absolut überzeugt. Und wir haben uns nicht getäuscht.“
Eine neue Perspektive: das Unternehmen als Summe seiner Teile
Vor der Einführung von Workday Adaptive Planning verbrachte die Finanzabteilung 90 Prozent der Zeit damit, die Zahlen für den Monatsabschluss zusammenzutragen. Oft dauerte es bis zu 15 Tage, bis das Team mit dem Ergebnis zufrieden war. „Inzwischen liegen uns die Zahlen innerhalb eines Tages vor. Nach zwei oder drei Tagen können wir schon mit dem Reporting und den Analysen beginnen – ohne Fehler und Unstimmigkeiten“, so Brett.
Hinzu kam, dass sich Daten aus verschiedenen Datenbanken und Regionen mit den alten Systemen nur schwer kombinieren ließen. Das hatte negative Auswirkungen auf die Datengenauigkeit. Pinsent Masons war auch in der Lage, Ungenauigkeiten in seinen Hauptbuchbuchungen zu erkennen, die vor Workday Adaptive Planning nicht sichtbar waren. „Mit Workday Adaptive Planning werden alle Daten über verschiedene Buchhaltungssysteme und Regionen hinweg nahtlos integriert“, fügt Brett hinzu.
Das Finanzteam lässt die Rolle des Zahlenfuchses hinter sich
Da Brett und sein Team nun produktiver arbeiten, konnten sie sich auf neue Initiativen in den Bereichen Cashflow und Bilanzprognosen konzentrieren, um längerfristige Investitionen in IT, Immobilien und Personal zu tätigen. Für diese Art von Projekten war vorher einfach keine Zeit. „Jetzt können wir bei Investitionsentscheidungen beraten, Prognosen erstellen und, wenn nötig, neue Prognosen erstellen. Anstatt nur nachträglich über Entscheidungen zu reflektieren stellen wir wertvolle Erkenntnisse bereit, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen können“, so Brett. „Die Partner und der Vorstand wollen immer schneller und genauer informiert werden, vor allem, weil wir planen, in andere Gebiete zu expandieren. Mit Workday Adaptive Planning können wir diesem Wunsch nun nachkommen.“