Mit Standorten in aller Welt kann Otis mit Fug und Recht behaupten, dass die meisten Menschen in ihrem Leben schon einmal Aufzüge, Rolltreppen oder Laufbänder von Otis genutzt haben. Weltweit gibt es mehr als 2 Millionen Kundeninstallationen des Unternehmens. 41.000 hochgradig mobile Fachkräfte im Außendienst sorgen dafür, dass diese stets reibungslos funktionieren.
Um diese riesige Belegschaft zu managen und Kollegen über eine Vielzahl von Ländern hinweg miteinander zu vernetzen, investierte Otis in die Workday Human Capital Management-Plattform (HCM). Kurz nach der Einführung von HCM entwickelte das Team mithilfe der benutzerdefinierten Workday-Dashboards sein myHR-Portal, das der gesamten, über 77 Länder verteilten Belegschaft Selfservice-Funktionen bietet.
Impfmanagement-App: eine dringende Anforderung und ein Lernerlebnis
Als die Vorschrift erlassen wurde, dass alle Bürorückkehrer geimpft sein mussten, war Otis gezwungen, in kürzester Zeit eine Impfmanagement-App zu entwickeln.
Beth Adams, Core HCM Functional Lead des Unternehmens, erklärt, dass sie und ihr Team schon seit etwa einem Jahr mit Workday Extend geliebäugelt hatten. Der Bedarf nach einer neuen App kam ihnen daher nicht ungelegen. „Wir wollten uns die Architektur, die Logik und das Sicherheitsmodell der Workday-Plattform zunutze machen, um neue Funktionen schneller und einfacher an allen Standorten von Otis in der vertrauten Bedienoberfläche bereitzustellen. Dies sollte eine schnelle Anwenderakzeptanz gewährleisten“, so Adams. „Wir erwarben also die Lizenz für Workday Extend und beauftragten Workday damit, uns bei der Entwicklung dieser ersten App zu unterstützen. Durch enge Zusammenarbeit mit dem Serviceteam des Anbieters wollten wir lernen, Apps in Zukunft selbstständig zu entwickeln.“
Eine Ehrenamts-App misst den Fortschritt in Bezug auf ein ambitioniertes Nachhaltigkeitsziel bis 2030
Im Rahmen seiner ökologischen, sozialen und ethischen Unternehmensverantwortung (ESG) weltweit wollte Otis bis 2030 ehrenamtliche Tätigkeiten von Mitarbeitern mit 500.000 Stunden unterstützen und suchte nach einer Möglichkeit, diese Zeit zu erfassen. Brandon Fahey, Workday Extend Functional Lead bei Otis, entwickelte eine App für Ehrenamtliche in Workday, mit der die Mitarbeiter ihre Zeit für ehrenamtliche Arbeit registrieren und kategorisieren konnten. „Ursprünglich hatte unser interner Projektverantwortlicher die App mit einer gängigen Formularanwendung erstellt, doch diese war unserer Ansicht nach nicht anwenderfreundlich genug“, so Fahey. „Stattdessen entwickelten wir die App mithilfe von Extend und Workday Studio, einer Komponente der Workday Integration Cloud, unter Beibehaltung der Workday-Benutzeroberfläche.“
Mit der neuen App war es auch möglich, die insgesamt geleisteten Ehrenamtsstunden zu erfassen, um den Fortschritt im Hinblick auf die ESG-Ziele zu messen. Bemerkenswert ist auch, dass die App in 38 Sprachen übersetzt wurde. „Wenn wir sie nicht in die verschiedenen Muttersprachen unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen übersetzt hätten, wäre sie nutzlos“, so Fahey. „Nach dem Go-live erhielten wir Feedback zu unseren Übersetzungen und konnten sie zeitnah aktualisieren, um die Qualität zu verbessern.“
Begrüßungsbildschirm der App für Ehrenamtliche, mit der Mitarbeiter bei Otis ihre ehrenamtliche geleistete Arbeit in Stunden erfassen können
In der Workday Extend-Benutzeroberfläche ist zu sehen, wie die Listenwerte der Ehrenamtlichen in die 38 Sprachen der App übersetzt werden.
Hilfs-App für ukrainische Mitarbeiter wird innerhalb von drei Tagen fertiggestellt
Otis beschäftigt 300 Außendienstkräfte in der Ukraine. Als das Land Anfang 2022 angegriffen wurde, war das Management äußerst besorgt um das Wohlergehen dieser vorwiegend männlichen Mitarbeiter und ihrer Familien.
Da es sich bei den Mechanikern, die die Otis-Anlagen betreuten, um ukrainische Staatsangehörige handelte, wurden sie zum Kriegsdienst verpflichtet und durften das Land nicht verlassen. „Doch wir mussten unbedingt gewährleisten, dass sie über ihre Lage berichten konnten, und sie dabei unterstützen, ihre Familien in Sicherheit zu bringen und eine angemessene Unterkunft für sie zu finden“, so Adams. „Anfangs bemühte sich ein zentraler Ansprechpartner, diese Informationen in Excel-Tabellen zu erfassen, doch die schiere Menge der Anfragen war auf diese Weise schon bald nicht mehr zu bewältigen.“
Schnell machten sich Adams und Fahey an die Arbeit. Innerhalb von drei Tagen entwickelten sie mithilfe von Workday Extend eine App für humanitäre Hilfe. „Die App erfüllt zwei Funktionen. Erstens können sich ukrainische Mitarbeiter darüber registrieren und über ihren Standort, ihre Familienangehörige und ihre Lage Bericht erstatten“, so Fahey. „Und zweitens können Kollegen in Nachbarländern ihren eigenen Standort posten und freie Betten oder Räume anbieten, angeben, welche Sprachen sie sprechen usw.“
Die App brachte die Mitarbeiter von Otis miteinander in Kontakt. „So konnten beispielsweise die Angehörigen von Mitarbeitern in der Ukraine, die das Land nicht verlassen durften, von Kollegen aus Polen am Zug oder Busbahnhof abgeholt werden, die für sie eine sichere Unterkunft suchen konnten“, so Fahey.
Otis‘ App für humanitäre Hilfe wurde innerhalb von drei Tagen entwickelt. Sie bot den 300 ukrainischen Mitarbeitern, die ihre Familie in Sicherheit bringen mussten, eine zentrale Anlaufstelle, um ihre Familiensituation zu beschreiben und eine Unterkunft zu finden.
Für Otis stellte die rasche Fertigstellung der App für humanitäre Hilfe den generellen Nutzen von Workday Extend unter Beweis – auch im Hinblick auf andere Bereiche, etwa eine neue App für externe Mitarbeiter „Wir haben gezeigt, wie schnell wir eine App zum Einsatz bringen können, wenn dies für den Betrieb notwendig ist“, so Fahey. „Die Geschäftsleitung gibt bei uns immer mehr Apps dieser Art in Auftrag. Da wir unseren Code je nach Fall wiederverwenden können, lassen sich die Entwicklungszeiten drastisch verkürzen, sodass wir uns schneller an die Welt im Wandel anpassen können.“