Gourmet-Restaurants. Wellness-Services. Hektar große Tennis- und Basketballplätze. Yoga, Pilates, Krafttraining und mehr. Midtown Athletic Club ist kein gewöhnliches Fitnesscenter, sondern bietet seinen Mitgliedern vom Mittleren Westen bis nach Kanada Annehmlichkeiten auf dem Niveau eines „Sportresorts“. Die Clubmitglieder können ihre Fitnessziele erfüllen und sogar übertreffen. Sie erreichen damit ihre Bestform und geben diese Energie an ihre Familien und Gemeinden zurück. Der Club expandierte in den letzten Jahren so schnell, dass seine Financial Management- und Human Capital Management-Systeme (HCM) den Anforderungen nicht mehr gewachsen waren. Midtown hatte bereits Pläne, diese zu verbessern und zu rationalisieren, aber das Tagesgeschäft war so ausgelastet, dass keine Zeit dafür blieb – bis die Corona-Pandemie ausbrach.
Tore schießen, während andere nur auf der Bank sitzen
Die Pandemie war zu Beginn eine Herausforderung für die Unternehmen der Fitnessbranche. Bei aller Ungewissheit sahen die Führungskräfte von Midtown eine einmalige Chance, die betriebliche Leistung zu steigern, die Verantwortlichkeit des Teams zu verbessern und die Unternehmenskultur zu fördern. Zu diesem Zweck beschloss das Unternehmen, ein seit Langem geplantes Projekt zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse zu verwirklichen. Unter anderem sollten unzusammenhängende Systeme durch eine einzige Lösung ersetzt werden. Das Managementteam nutzte diese Zeit für die Arbeit an einer Vision des verbesserten Zustands von Midtown auf Workday.
Am Go-Live-Tag von Workday war alles perfekt – langweilig und ereignislos für unser IT-Team.
Learning and Development Manager
Unternehmensweiter Konsens und Änderungsmanagement
Da Midtown schnell Ergebnisse erzielen wollte, entschied man sich für Workday. Gleichzeitig wurde die komplette Suite von Workday Financial Management und Workday Human Capital Management eingeführt. Die Mitglieder des Führungsteams erkannten, wie Workday den Wandel vorantreiben konnte. Sie waren sich einig, eine unternehmensweite Change-Management-Initiative zu betreiben. Mit dem „Workday Launch Deployment“-Ansatz konnte Midtown die kritischen Funktionen priorisieren, um schnell in Betrieb zu gehen und die Funktionen zu nutzen.
Bei der Rückkehr der Mitarbeiter in die Clubs gab es Meetings mit dem Deployment-Team. Die Mitarbeiter sollten verstehen, wie Workday sie bei ihrer Arbeit unterstützt. Midtown setzte Lunch-and-Learn-Veranstaltungen ein. Das sind informelle Briefings und häufige Umfragen zu den Wahrnehmungen und Meinungen der Mitarbeiter, um die gesamte Belegschaft auf Workday vorzubereiten und dafür zu begeistern. Dazu Courtney Brouse, Learning and Development Manager beim Midtown Athletic Club: „Für unsere Mitarbeiter war Workday als einzige Lösung für alles ein großes Verkaufsargument. Sie mussten sich nicht mehr bei 10 verschiedenen Anwendungen mit 10 Passwörtern anmelden oder 50 Software-Tools verwenden, um nur einen Workflow zu erledigen.“
Die gesamte Organisation zog an einem Strang und so konnte Midtown innerhalb von fünf Monaten ein vollständig virtuelles HCM-Deployment durchführen. „Am Go-Live-Tag von Workday war alles perfekt – langweilig und ereignislos für unser IT-Team“, sagt Brouse. „Genau das wünscht man sich für ein so großes Vorhaben.“
Mit Workday haben wir eine verantwortungsvollere, individuellere Unternehmenskultur geschaffen.
Learning and Development Manager
Leicht zu erlernen und benutzerfreundlich
Die Workday-Mobil-App ist für viele Midtown-Mitarbeiter der Haupteinstiegspunkt in die Lösung. Brouse beschreibt: „Unsere Mitarbeiter sind ständig auf Achse. Die Warterei auf das Ein- und Ausstempeln an einem speziellen Terminal vergeudete einen großen Teil ihrer Zeit. Jetzt können sie stattdessen die Workday-App verwenden. Sie können außerdem ihre Entgeltabrechnungen sowie ihren Zeitplan einsehen und Anträge auf Urlaub und Terminplanung stellen.
Die Mitarbeiter nutzen Workday nicht nur für ihre täglichen Aktivitäten. Über die App können sie die Ziele des Unternehmens einsehen und ihre eigenen, darauf abgestimmten Ziele eingeben. Sämtliche Midtown-Weiterbildungen werden über Workday Learning und nicht mehr über ein separates Lernmanagementsystem abgewickelt. Ferner verwalten Mitarbeiter und Teamleiter ihre Leistungen und werden im Lauf des Jahres Gehaltserhöhungsgespräche über Workday einführen. „Mit Workday haben wir eine verantwortungsvollere, individuellere Unternehmenskultur geschaffen“, sagt Brouse. „Mit dieser Lösung können wir die Herausforderungen des Talentmanagements lösen, mit denen unsere gesamte Branche zu kämpfen hat.“
Neue Mitarbeiter von Midtown und ihre einstellenden Manager müssen Formulare nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, scannen und per E-Mail versenden, sondern können alle Onboarding-Aktivitäten nahtlos und sicher in Workday durchführen. Die neuen Mitarbeiter können sich bei Workday anmelden, um zu sehen, welche Weiterbildungen ihnen zugewiesen sind und welche Erwartungen das Unternehmen hat. Dazu Brouse: „Mit Workday können wir neuen Mitarbeitern den richtigen Weg zu glücklichen, produktiven Midtown-Mitarbeitern bieten, unabhängig davon, ob sie in Teilzeit, Vollzeit oder in der Zentrale tätig sind.“
Workday half uns, unsere Geschäftssysteme widerstandsfähiger gegen Veränderungen zu machen. Außerdem schuf es eine erfüllende Umgebung für unsere Mitarbeiter, insbesondere mit seiner mobilen App.
Chief Information Officer
Die Finanzabteilung strebt nach größerer Effizienz und strategischen Erkenntnissen.
Unmittelbar nach der Einführung von Workday kam es zu willkommenen Veränderungen im Finanzmanagement. Bei der ersten über Workday verarbeiteten Entgeltabrechnung lag die Fehlerquote bei einem historischen Tiefstand von weniger als 1 %. Darüber hinaus optimierte Midtown die Vergütung der Mitarbeiter. Das Unternehmen bezahlt seine Mitarbeiter nicht mehr auf 20–50 verschiedene Arten, sondern hat die Vergütung an allen 8 Standorten vereinheitlicht und vereinfacht.
Workday hat das Leben des Finanzteams von Midtown einfacher und interessanter gemacht. Mit Workday Payroll konnte das Team seine Entgeltabrechnung automatisieren und vereinfachen. Aus neun separaten und manuellen Prozessen wurde ein einziger automatisierter Prozess und der Abschluss der Entgeltabrechnung erfolgt nun innerhalb weniger Stunden statt wie bisher nach mehreren Tagen. Über das Datenangebot in Workday können die Teammitglieder analytische Fragen stellen und Entscheidungen auf einer strategischeren Ebene treffen.
Midtown ist noch im Begriff, seine gesamten Finanzdaten und -prozesse in Workday zu integrieren, und rechnet mit weiteren vorteilhaften Änderungen. Das Team erwartet, dass es seine erkenntnisgesteuerte Entscheidungsfindung mit Workday auf ein noch höheres Niveau heben wird.
Unser Finanzteam ist nicht mehr mit Verwaltungsaufgaben überlastet. Seit der Einführung von Workday haben die Mitarbeiter endlich Zeit, über die Verbesserung der Arbeitsweise des Unternehmens nachzudenken.
Chief Information Officer