Die Man Group arbeitete im Backoffice mit einer Reihe veralteter Finanz- und HR-Systeme. Funktionsupdates für diese Anwendungen waren kostspielig und ließen sich nur schwer testen. Hinzu kam, dass manchmal langwierige und komplexe Workarounds nötig waren, um dem Unternehmen die gewünschten Daten zugänglich zu machen. In der Regel arbeitete das Finanzplanungsteam mit mehreren Spreadsheets, was zu Verzögerungen führte. Um Dateninkonsistenzen zu vermeiden, waren intensive manuelle Kontrollen erforderlich.
Weltweit standardisierte Geschäftsprozesse in einer einzigen Lösung
Man Group wollte sich von seiner Spreadsheet-orientierten, fragmentierten Systemlandschaft lösen, um mehr Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen und echten Mehrwert für das Unternehmen zu generieren. Mit der neuen Technologie sollte es möglich sein, globale Prozesse zu standardisieren, die Wachstumsziele zu erfüllen und Innovationen zu ermöglichen.
Ein Evaluierungsteam machte sich auf die Suche in der Annahme, dass für Finanzwesen und HR zwei verschiedene Lösungen notwendig sein würden. Das Team war tief beeindruckt, als es feststellte, dass Workday Daten aus beiden Bereichen zentral in einer Lösung zusammenführte. Sofort war klar, dass Workday die technologische Grundlage bot, um das Management von Finanz- und HR-Prozessen bei der Man Group grundlegend zu transformieren.
Insbesondere das Technologiekonzept von Workday und die Tatsache, dass die Software von Grund auf cloudbasiert ist, überzeugten das Team. Die Kombination von Finanz- und Personalmanagement in der Cloud eröffnete beiden Abteilungen eine große Chance zur Modernisierung und engeren Zusammenarbeit.
Umstrukturierung und optimierte Budgetierung dank einer integrierten Lösung
Die Man Group führte seine Finanz-, Finanzplanungs- und HR-Prozesse in einer einzigen sicheren Lösung zusammen. Jedem Prozess liegt nun eine einheitliche Version der Daten zugrunde, sodass Reporting- und Entscheidungsvorgänge rascher und präziser abgewickelt werden können.
Bereits drei Monate nach dem Go-live mit Workday schloss die Man Group ein Umstrukturierungsprojekt ab, bei dem die Ownership-Strukturen und operativen Prozesse neu angeordnet wurden. Dank der Flexibilität von Workday ging diese Transformation schnell und effizient vonstatten.
Das Unternehmen ist außerdem auf präzise Budgets und Prognosen angewiesen. Gleichzeitig muss es während des gesamten Finanzjahrs flexibel bleiben. Da alle relevanten Daten zentral an einer Stelle zusammenfließen, sind diese Prozesse einfacher und sicherer als bei einem Modell, bei dem die Informationen in separaten Lösungen und Spreadsheets gespeichert werden.
Das Business Partnering Team interagiert aktiv mit Workday, um die benötigten Informationen zu beschaffen.
Workday Financials Product Owner
Die Ablösung manueller Prozesse
Die Integration der Finanz- und HR-Lösung in andere operative Systeme innerhalb der Man Group ist einer der wichtigsten Meilensteine im Rahmen des Workday-Deployments. Tim Perkins, Head of Corporate Technology bei der Man Group, meint dazu: „Workday bietet ein leistungsstarkes Integrations-Framework. So konnten wir viele der Geschäftsinteraktionen, die in der Vergangenheit manuell erledigt wurden, automatisieren. Zudem konnten wir die Aktualität der Managementinformationen und die Zuverlässigkeit der Kernprozesse verbessern.“
Workday ist auf einem zuverlässigen, aktuellen technologischen Fundament gebaut. Wir können also zuversichtlich sein, dass sich das Produkt schnell weiterentwickeln wird.
Head of Corporate Technology
Starke Einbindung der Anwender durch direkten Datenzugriff
Früher konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Finanz- und HR-Lösungen der Man Group nur begrenzt zur Informationsbeschaffung nutzen. Mit Workday werden die Anwender nun wesentlich stärker eingebunden.
Sie erhalten direkten Zugriff auf die Lösung. Und sogar Mitglieder des Finanz- und HR-Teams ohne technische Kenntnisse können eigene Berichte erstellen und sind dabei nicht auf die Unterstützung der IT-Fachleute angewiesen. Thomas Rees, Workday Financials Product Owner bei der Man Group, erklärt: „Ein wesentlicher Vorteil von Workday besteht darin, dass Anwender keinerlei Programmier- oder IT-Kenntnisse benötigen, um sich in kürzester Zeit selbst beizubringen, wie sie Datasets auswerten und relevante Informationen daraus ableiten.“