Die bisherige, lokale Plattform von Land O'Lakes machte die Entgeltabrechnung extrem schwierig. Alle Unterlagen für Neueinstellungen und Kündigungen wurden manuell eingegeben. Compliance war ebenfalls ein Schwachpunkt.
Früher musste das Entgeltabrechnungsteam beispielsweise alle W4- und Direktzahlungsdaten sowie alle Bonus- und Pfändungsinformationen auf Papier eingeben. Die manuelle Bearbeitung von Compliance-Audits war zeitaufwendig und fehleranfällig.
Vor der Einführung von Workday haben wir Angaben für das W4-Formular, Direkteinzahlungen und Boni manuell auf Papier eingetragen.
Entgelt- und Compliance-Manager
Eine weltweite Entgeltabrechnungsplattform mit solidem Support
Als weltweit in 50 Ländern tätiges Unternehmen fand Land O'Lakes im cloudbasierten Workday HCM- und Entgeltabrechnungsmodul den idealen Nachfolger für seine veraltete, lokale Entgeltabrechnungslösung. Die meisten manuellen Vorgänge sind inzwischen entweder automatisiert, insbesondere Audits, oder auf ein Selfservice-Portal für Mitarbeiter verlagert. Beispiele für Letzteres sind die Eingabe von Daten in das W4-Formular und Direkteinzahlungen. Manager nutzen das Portal für die Auszahlung von Boni.
Die neue Workday-Plattform für Entgeltabrechnung bietet konsistente Updates, um weltweit Compliance zu gewährleisten. Land O'Lakes war von der Workday Community, einer Organisation anderer Workday-Anwender, sehr angetan, da sie ein starkes Netzwerk von Erfahrungen und Fachwissen sowie umfangreiche Schulungen und Unterstützung bietet. Da Land O'Lakes aktiv daran teilnimmt, kann es von anderen Teilnehmern lernen, wie es seine neue Entgeltabrechnungsplattform optimal nutzen kann.
Optimierte Entgeltverarbeitung
Mit Workday Payroll konnte das Entgeltabrechnungsteam von Land O'Lakes einen Großteil der Verarbeitung automatisieren; dies machte manuelle Berechnungen überflüssig und das Team hatte mehr Zeit zur Verfügung. „Der Jahresabschluss war früher ein Albtraum. Mit Workday ist das kein Thema mehr“, sagt John Gardner, Payroll and Compliance Manager.
Sein Team konnte die Genauigkeit der Entgeltabrechnung auf mehr als 99,9 Prozent steigern und gleichzeitig die Off-Cycle-Zahlungen um 50 Prozent oder mehr senken. Außerdem verbesserte die Workday-Plattform die Transparenz der Entgeltabrechnungsdaten durch Dashboards, die in Echtzeit angezeigt werden und die Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen verbessern. Zusätzlich konnte das Unternehmen mit Workday den Papierverbrauch deutlich reduzieren, was die Umwelt schont, Zeit spart und Fehler vermeidet.
Der Jahresabschluss war früher ein Albtraum. Mit Workday ist das kein Thema mehr.
Entgelt- und Compliance-Manager
Automatisierte Compliance-Audits
Dank Smart Audits konnte Land O'Lakes die Anzahl der notwendigen Audits reduzieren. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird in Workday ebenfalls besser unterstützt. Dies hilft dem Unternehmen, proaktiv mit den neuesten globalen Entgeltabrechnungsregeln und -vorschriften umzugehen.
Das Team engagierter Workday-Experten überwacht und ermittelt laufend Gesetzesaktualisierungen. Diese werden allen Kunden zeitgleich zur Verfügung gestellt, da alle dieselbe Version von Workday verwenden. Workday lieferte beispielsweise in einem Jahr 510 Aktualisierungen zur Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen in den USA – im Durchschnitt fast zwei pro Arbeitstag.
Diese häufigen Updates helfen Land O'Lakes dabei, den globalen Compliance-Regeln immer einen Schritt voraus zu sein. So lassen sich Fehler bei der Entgeltabrechnung vermeiden, die andernfalls zur Nichteinhaltung von Vorschriften wie dem Fair Labor Standards Act (FLSA) führen könnten. Der FLSA regelt Mindestlöhne, Überstunden und andere Fragen der Entgeltabrechnung.
Während der Pandemie haben wir zu 100 % per Remote-Zugriff über Workday gearbeitet, was mit einer lokalen Lösung nicht möglich gewesen wäre.
Entgelt- und Compliance-Manager
Unterstützt sicheren Remote-Zugriff
Seit Einführung der pandemiebedingten Arbeit im Homeoffice konnte das Entgeltabrechnungsteam von Land O'Lakes die Entgeltabrechnung mithilfe der cloudbasierten Workday-Lösungen problemlos per Remote-Zugriff durchführen. Mit Workday haben die Teammitglieder jederzeit und von überall aus sicheren Zugriff auf alle benötigten Entgeltabrechnungsdaten. So wird sichergestellt, dass Entgeltschecks und automatische Einzahlungen pünktlich erfolgen. Gardner zufolge war diese Fähigkeit mit der vorherigen On-Premise-Lösung des Unternehmens nicht möglich.