Durch die Weitergabe und Anwendung von Wissen lassen sich Lösungen finden, die die Welt verbessern. Dieser Grundsatz ist richtungsweisend für die Mission der Iowa State University (ISU) und treibt ihre Innovation voran. An der ISU wurden nicht nur der weltweit erste elektronische Digitalcomputer und das weltweit erste hochauflösende Virtual-Reality-Labor entwickelt, sondern die Universität gehört auch bei US-Patenten zu den 100 besten Universitäten der Welt.
Jahrzehntelang konnte die ISU durch den Einsatz von Mainframe-basierten Anwendungen und papierbasierten Workflows ihre Verwaltungsbudgets niedrig halten. Die Universität erkannte jedoch, dass ihre Altsysteme und Betriebsmodelle ein Hindernis für die Erreichung ihrer Ziele darstellten und die Kosten in die Höhe trieben, anstatt Geld zu sparen. Für jede kleinere Reporting- oder Anwendungsänderung musste ein Programmierer mit seltenen COBOL-Kenntnissen gefunden werden. Und da sich die Mitarbeiter nicht in End-of-Life-Technologien einarbeiten möchten, war der Einstellungsprozess eine Herausforderung.
Darüber hinaus verstärkten die isolierten Systeme abteilungsbezogene Strategien und den Widerstand gegen Veränderungen. Kristen Constant, Chief Information Officer an der ISU, sagt hierzu: „Unsere Branche versucht immer, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, aber in den letzten Jahren hat sich Agilität als eine weitere wichtige Anforderung herausgestellt. Heutzutage ändern sich die Bedürfnisse der Studierenden und Fachbereiche so schnell, dass wir, um strategisch und effizient arbeiten zu können, ein kollaboratives Betriebsmodell einführen mussten, das sich leicht aktualisieren lässt.“
Mit Workday können wir die Lösung problemlos an die von uns gewünschten Workflows anpassen.
Chief Information Officer
Cyclones sorgen mit der Cloud für mehr Dynamik
Die Universität hat mehr als ein Jahr lang IT-Lösungen evaluiert und sich für Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Adaptive Planning entschieden. „Workday bietet eine nahtlose, cloudbasierte Grundlage für den Universitätsbetrieb“, sagt Constant. „Und im Gegensatz zu unseren starren früheren Systemen können wir mit Workday das System leicht an die von uns gewünschten Workflows anpassen.“
Mit Workday ist es uns gelungen, unsere Finanz- und HR-Abläufe in sehr kurzer Zeit erneut zu optimieren.
Vice President of University Human Resources
Die Wende
Anstatt die neue Lösung langsam einzuführen, entschied sich die ISU für einen sofortigen Umstieg auf ihr neues ganzheitliches Shared-Services-Modell und führte Workday Financial Management und Workday HCM gleichzeitig ein. Pam Cain, Senior Vice President of Operations and Finance an der ISU, sagt: „Alle Prozesse sind miteinander verknüpft, daher wollten wir unbedingt, alles in einem Rutsch zu implementieren.“
Jede Abteilung bildete ein Einsatzplanungsteam mit einem Vertreter der Finanz-, Personal- und IT-Abteilung, um einen einheitlichen Anforderungskatalog zu erarbeiten. Cain erklärt: „Mit den Funktionen, die Workday bietet, konnten wir Workflows einrichten, die unsere neuen Finanz- und HR-Geschäftsprozesse mit unseren neuen Shared-Services-Strukturen koordinieren.“
Ohne unsere neue Lösung hätten wir viele Wochen und Monate mehr gebraucht, um die notwendigen Budgetanpassungen vorzunehmen.
Senior Vice President, Finance & Operations
Ein Beispiel für einfache Anpassbarkeit
Da sich digitale Workflows jetzt leicht anpassen lassen, kann die ISU ihre Arbeitsweise schnell auf neue Anforderungen und Strategien abstimmen. Das Finanzteam musste u. a. mehr als 44.000 neue COVID-19-bezogene Ausgaben hinzufügen. Cain erklärt: „In den zwei Monaten vor der Pandemie hatten wir begonnen, ein neues Budgetsystem mit Workday Adaptive Planning einzuführen. Damit werden die manuellen Prozesse für Hunderte von Budgets automatisiert und es ermöglicht die erforderlichen Kontrollen und das Reporting. Ohne unsere neue Lösung hätten wir viele Wochen und Monate mehr gebraucht, um die notwendigen Budgetanpassungen während der Pandemie vorzunehmen.“
Kristi Darr, Vice President of University HR an der ISU, kommentiert die Agilität der HR-Abteilung während der Pandemie wie folgt: „Wir konnten unsere Finanz- und HR-Workflows dank der mit Workday hinzugefügten Reportingfunktionen schnell optimieren. Wir haben sofort neue Arten von Ausgaben mit Worktags erfasst, den Umgang mit der Abwesenheit von Mitarbeitern geändert, um den neuen COVID-19-Anforderungen gerecht zu werden, und die Verwaltung von Mitarbeitern im Homeoffice optimiert.“
Weiterhin auf Kurs mit einfachen Anpassungen
Die ISU arbeitet weiter an der Verfeinerung anderer Prozesse, wie z. B. der Ergänzung bestimmter Workflows durch neue Genehmigungen und der Beseitigung unnötiger Schritte in Beschaffungsprozessen. „All diese Änderungen hätten mit den Altsystemen viele zusätzliche Stunden in Anspruch genommen“, so Cain abschließend. „Da wir unsere digitalen Workflows schnell anpassen können, sobald wir mehr Erkenntnisse über Finanz-, HR- und IT-Abteilung erlangen und deren Zusammenarbeit verbessern, sind wir in der Lage, unser Shared-Service-Modell voranzubringen.“