Seit 35 Jahren arbeitet Planet mit seinen Kunden zusammen, damit Touristen in zahlreichen Gebieten weltweit steuerfrei einkaufen können, Händler ihren Umsatz steigern und neue Einnahmequellen erschließen, und Erwerber, auch Banken und andere Finanzinstitute, erleichterte Zahlungsmodalitäten vorfinden.
Nach einer Reihe wichtiger internationaler Übernahmen hat sich das Unternehmen das Recht auf den Namen „Planet“ redlich verdient. Mit einem weltweiten Team von mehr als 1.500 Mitarbeitern in 70 Ländern verfügt das Unternehmen über ein marktführendes Produkt- und Dienstleistungsportfolio.
Als Folge davon ist das Unternehmen weithin als weltweiter Marktführer und führender Zahlungsanbieter in einem hart umkämpften Markt anerkannt. Zu den Partnern gehören beeindruckende globale Marken wie Gucci, Giorgio Armani, Marriott und Hilton. Mit zwei großen Übernahmen in den Jahren 2019 und 2020 setzt das Unternehmen weiterhin auf Expansion. Diese Wachstumsstrategie wird durch die jüngste Ankündigung einer neuen Investition von Advent International beschleunigt, die eine Miteigentümerschaft mit Eurazeo vereinbart hat.
Notwendigkeit der Kontrolle
Ein solches Wachstum ist nicht frei von Herausforderungen. Janice Donaghue, VP People Operations, erklärt: “Wir waren ein schnell wachsendes Unternehmen, aber unsere Systeme waren nicht ausreichend strukturiert, um ein nachhaltiges Wachstum zu unterstützen.“
Durch das Fehlen einer zentralen Kontrolle gab es kaum einen Überblick darüber, wer oder wo die Mitarbeiter des Unternehmens waren, welche Aufgaben sie hatten, wie sie bezahlt wurden oder mit welchen Kunden sie arbeiteten. Das war vor den beiden aktuellen Übernahmen, die beide einen Zustrom von neuen Mitarbeitern mit sich brachten. Und es war noch vor der durch Corona verursachten Disruptionen, mit Freistellungsregelungen und Remote-Arbeit in vielen Märkten.
Die Möglichkeit, mit Workday auf Daten zuzugreifen und diese einzusehen, war für uns ein großer Durchbruch.
VP People Operations
Planet erkannte die dringende Notwendigkeit von Veränderungen und führte eine Ausschreibung durch, um für das Personal- und Finanzmanagement Lösungen zu finden, die genaue Echtzeit-Informationen aus allen Bereichen des Unternehmens liefern. Workday wurde beauftragt, eine einheitliche, zentralisierte Lösung bereitzustellen, die auch etwaige zusätzliche Anforderungen erfüllen kann. Sie wurde gerade in Betrieb genommen, als die erste Übernahme abgeschlossen war. „Das war ein ziemlich schwieriger Moment“, sagt Janice Donaghue.
Laufende Veränderung und Verbesserung
Planet entschied sich für Workday mit Blick auf zukünftiges Wachstum. Janice Donaghue: „Ich sehe ein Wachstumspotenzial und wir können mitwachsen.“ Allerdings zeigten sich nach der ersten globalen Einführung der HR-Lösung auch unmittelbare Vorteile, darunter der sofortige Zugriff auf Echtzeitinformationen.
Die Mitglieder des Managementteams konnten zum Beispiel problemlos Dashboards mit den wichtigsten Personaldaten aufrufen – was völlig neu für sie war. Und die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen waren schnell in der Lage, selbstständig Informationen zu finden, ohne darauf warten zu müssen, dass andere sie zur Verfügung stellen. Besonders wertvoll waren diese beiden Entwicklungen in der Zeit unmittelbar nach den beiden Übernahmen, als das Unternehmen seine neuen Mitarbeiter und Standorte einbettete.
Auch die Personal- und Finanzteams haben eine engere Zusammenarbeit aufgebaut. Im Rahmen einer großen Initiative arbeiteten die Teams enger als je zuvor zusammen, um eine neue Kostenstellenstruktur zu schaffen, einschließlich gemeinsamer Tests und eines gemeinsamen Ansatzes zur Entwicklung gemeinsamer Lösungen.
Seit der Einführung des Moduls Financial Management hat das Finanzteam den Wert der Zusammenarbeit wirklich erkannt.
VP People Operations
Teil einer weltweiten Community
Das Planet-Team ist in der Workday Community mit über 150.000 Mitgliedern aktiv – eine Quelle für Informationen und Ressourcen von Kollegen, Partnern und Experten, die den Anwendern auch eine Stimme für Feedback und neue Ideen gibt. Fiona Gurr, HRIS-Managerin, meint: „Wir haben so viel von dort mitgenommen. Sobald ich sehe, dass ein anderes Unternehmen etwas tut, weiß ich, dass wir es auch können. Ich muss nicht viel recherchieren: Es gibt uns einfach alles, was wir uns vorstellen können.“
Ein Beispiel für den verfügbaren praktischen Support: Fiona sprach kürzlich mit einem anderen Mitglied über dessen Erfahrungen mit dem Deployment von Workday Discovery Boards. „Es ist sehr hilfreich, von anderen zu lernen“, sagt sie.
Wir haben sehr von der Workday Community profitiert: Die Kaffeevormittage und andere Angebote erleichtern mir die Arbeit ungemein.
HRIS Manager
Umgang mit der Corona-Krise
Zwar war es eine große Herausforderung, neue Mitarbeiter ohne persönlichen Kontakt zu integrieren, aber Janice Donaghue glaubt, dass die verbesserte interne Kommunikation über Workday den Prozess tatsächlich rationalisiert hat.
Und Fiona ist sich sicher, dass der Überblick über die Urlaubsregelungen in mehreren Ländern durch den Einsatz von Workday sehr viel einfacher geworden ist. „Wir haben einen Urlaubsplan erstellt, aus dem hervorgeht, wo Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden sind und wo sie Kurzarbeit geleistet haben. Vorher hätten wir uns mit Tabellenkalkulationen herumgeschlagen – und wahrscheinlich trotzdem Leute übersehen!”
Dank Workday haben wir genaue, aktuelle Daten darüber, wo und wie unsere Mitarbeiter arbeiten und was wir ihnen bezahlen. Das hat alles so viel einfacher gemacht.
HRIS Manager