Für ein Software-Abonnementunternehmen wie HubSpot, das jedes Jahr um 30 % wächst, ist es von entscheidender Bedeutung, fundierte Geschäftsentscheidungen darüber zu treffen, welche Märkte künftig bedient werden sollen, wo die nächste Niederlassung eröffnet werden soll oder ob in neue oder vorhandene Kunden investiert werden soll. Das Unternehmen expandierte im Jahr 2019 rasant auf einen Umsatz von mehr als 500 Millionen US-Dollar und mehr als 2.500 Mitarbeiter. Die Finanzabteilung versuchte stets, mit dem Tempo der Veränderungen und des Wachstums des Unternehmens Schritt zu halten. Ad-hoc-Prognosen und manuelle Dateneingabe ließen zu viel Raum für potenzielle Prognosefehler. Das bedeutete, dass wertvolle Zeit mit der Konsolidierung und Überprüfung von Tabellen verschwendet wurde, anstatt die Daten zu analysieren.
Heute verfügt die Finanzorganisation dank Workday Adaptive Planning über mehr Flexibilität, um die schnelle Expansion von HubSpot zu unterstützen. Damit stehen nicht nur genauere Daten für die Entscheidungsfindung zur Verfügung, sondern es bleibt auch mehr Zeit für hochwertige Analysen, die zu besseren Geschäftsentscheidungen führen.
Herausforderungen
Schnelle Expansion
Mit dem Wachstum des Unternehmens musste die Finanzorganisation mit der Aufnahme neuer Einheiten, Kostenstellen, Konten, Mitarbeiter und Prognoseannahmen Schritt halten. Das Team musste außerdem neuen Teammitgliedern je nach ihrer Rolle und ihrem Standort geeignete Sichtbarkeit und Zugang zu vertraulichen Informationen im Prognosetool gewähren.
Schwerfälliges Reporting
Wenn ein Unternehmen so schnell wächst, sind aktualisierte Berichte über die Entwicklung der Einnahmen, der Ausgaben und des Headcounts ein tägliches Erfordernis für das Finanzteam.
Umständliche Konsolidierung
Das Finanzteam verlor zu viel wertvolle Zeit mit der manuellen Konsolidierung von Informationen und deren Überarbeitung aufgrund von Fehlern, da mehrere Datenquellen berücksichtigt werden mussten.
Ergebnisse
Rasantes Wachstum bewältigen
Durch die Flexibilität von Workday Adaptive Planning kann das Finanzteam nun Zuweisungen, globale Leistungen und Annahmen für die Entgeltabrechnung automatisieren und eine Prognose in 15-20 % weniger Zeit als zuvor erstellen. Neue Anwender werden nahtlos und ohne Hilfe der IT-Abteilung in das Tool aufgenommen.
Intuitives Selfservice-Reporting
In Workday Adaptive Planning kann jedes Teammitglied „CFO“ seiner Abteilung sein, indem es ein Gleichgewicht zwischen standardisierten und kundenorientierten Berichten auf allen Ebenen der Organisation schafft.
Einfachheit und Automatisierung
Das Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters und der damit verbundenen Nebenkosten ist jetzt ganz einfach, da automatisch Annahmen zur Berechnung der Entgeltabrechnung, der Krankenversicherungskosten, der Zuweisung von Einrichtungen, der Reisekosten pro Kopf usw. getroffen werden.
Für das Reporting-Team des Unternehmens ist Workday Adaptive Planning ein Lebensretter. Entscheidend ist für mich die Gewissheit, dass die Analysten in meinem Team ihre Prognosen eingeben, wir alles aktualisieren und die globalen Annahmen und Allokationsprognosen automatisch neu durchführen können. So sind die aktualisierten Prognosen sofort einsehbar.
VP of FP&A,