Exeter Finance hat mehr als 1 Million Kunden beim Kauf ihres Wunschfahrzeugs unterstützt, indem es ihnen die benötigten Finanzierungslösungen bietet. Wettbewerbsfähige Tarife und Services fangen hinter den Kulissen an, bei der Arbeitsweise der Mitarbeiter. Genau aus diesem Grund optimiert Exeter kontinuierlich seine betriebliche Effizienz, bis hin zu den Prozessen, die die Personalbeschaffung, die Zusatzleistungen und sogar die Entgeltabrechnung unterstützen. Paula Blayney, Vice President for HR Information Systems (HRIS), sagt: „Wir gestalten alle unsere Workflows so schlank, einfach und einheitlich wie möglich. Besonders wichtig ist die Automatisierung von Overhead-Prozessen für Führungskräfte, damit diese mehr Zeit für die Betreuung ihrer Mitarbeiter aufwenden können.“
Schon seit Jahren nutzt Exeter nun Workday zur Verwaltung seiner globalen Belegschaft und Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Allerdings hatte das vierköpfige HRIS-Team des Unternehmens nur wenig Zeit, sich mit den neuen Funktionen von Workday vertraut zu machen, die Engpässe beseitigen könnten. Als das Team die Planungs-, Beratungs- und Netzwerkoptionen von Workday Success Plans entdeckte, entschied es sich für die Lösung. „Wir sind ein autarkes Team, aber mit Success Plans bekamen wir genau das, was wir brauchten, um produktiver zu werden und Workday zum Erreichen unserer Ziele einzusetzen“, sagt Blayney.
Wir sind ein autarkes Team, aber mit Success Plans bekamen wir genau das, was wir brauchten, um produktiver zu werden und Workday zum Erreichen unserer Ziele einzusetzen.
Vice President, HR Information Systems
Ein langfristiger Plan für schnelle Rentabilität
Ein Berater für Success Plans führte zunächst einen Feature Adoption Workshop durch, um die betrieblichen Ziele von Exeter zu ermitteln. Danach unterstützte er Exeter beim Erstellen einer individuellen Roadmap, indem er die Vision mit den bestehenden und zukünftigen Funktionen von Workday abglich. Sam Siddique, Systems Integration Manager bei Exeter, sagt: „Als Team haben wir die Funktionen als „muss“, „sollte“, „könnte“ und „lieber nicht“ eingestuft. Anschließend haben wir die Bereitstellung der Funktionen, die wir unbedingt benötigen, anhand der Geschäftsanforderungen priorisiert. Wir überprüfen unsere Roadmap einmal im Monat. Je nach neuen Funktionen, Möglichkeiten und Anforderungen nehmen wir Anpassungen vor.“
Eine der ersten Funktionen, die Exeter übernahm, war das Workday Request Framework, weil es die Workflows für Manager und HR-Teams verbessern konnte. „Früher haben wir die Stellenprofile unserer Mitarbeiter auf der Grundlage von E-Mail-Anfragen aktualisiert“, sagt Siddique. „Heute verwalten wir den gesamten Prozess in Workday, vom Senden und Empfangen von Anfragen bis hin zum Vornehmen von Änderungen und Schließen von Anträgen. Durch Zentralisierung und Standardisierung all dieser Schritte wurden die Prozesse zum Erstellen und Aktualisieren von Stellenprofilen vereinfacht und – was noch wichtiger ist – effizienter gestaltet. Und da jetzt alle Anträge in Workday gespeichert sind, können wir zu Audit-Zwecken problemlos Berichte über frühere Anträge erstellen.“
Ich war so begeistert, weil VIBE perfekt zu unserer Initiative für Diversität und Inklusion passte und wir die benötigten Informationen aus einer Hand bekommen konnten.
HR Analyst
Zusammenarbeit überwindet die Diversitäts-Herausforderungen
Um sich zu vernetzen und von Workday-Kunden aus verschiedenen Branchen zu lernen, begannen die HR-Mitarbeiter von Exeter, an Collaboration Crews teilzunehmen, die über Success Plans angeboten werden. Trameisha Royal, HR-Analystin bei Exeter, sagt: „Wir sprechen jede Woche über ein anderes Thema. Dabei habe ich das Dashboard Value Inclusion, Belonging, and Equity [VIBE] in Workday kennengelernt. Ich war begeistert, denn VIBE passte perfekt zu unserer Initiative für Diversität und Inklusion. Wir erfuhren aus einer Hand, wo wir heute stehen und wo wir hinwollen.“
Nachdem Exeter die Möglichkeiten des VIBE-Dashboards erkundet hatte, wandte es sich an Ask an Expert, einen personalisierten Beratungsdienst für Erfolgspläne. Blayney sagt: „Viele Herausforderungen können wir selbst lösen, aber mit Ask an Expert müssen wir keine Zeit mit der Suche nach Antworten verlieren.“ Ein Workday-Berater zeigte dem Team, wie man sich beim zentralen Admin-Mandanten anmeldet, um Daten zu Diversität und Inklusion von Dritten in das Dashboard zu laden. Anschließend folgte das Team dem VIBE-Leitfaden in der Workday Community, um die Daten zu importieren, die den oberen Führungskräften nützliche vergleichende Einblicke über das Dashboard und in Berichten geben sollten.
Meine Lieblingsoption ist „Fragen Sie einen Experten“. Das ist so, als hätte man einen Freund, den man immer anrufen kann, um Antworten zu erhalten oder einfach nur mit ihm über Dinge zu sprechen.
HR Information Systems Manager
Schnelle Hilfe bei unerwarteten Hindernissen
Anhand der Roadmap optimiert das HRIS-Team von Exeter seine Workday-Lösung und führt neue Funktionen innerhalb von Wochen statt Monaten ein. Und bei Fragen stützen sie sich auf die Erfolgspläne. Devita Roberson, HR Information Systems Manager bei Exeter, erklärt: „Meine Lieblingsoption ist ‚Fragen Sie einen Experten‘. Das ist so, als hätte man einen Freund, den man immer anrufen kann, um Antworten zu erhalten oder einfach nur mit ihm über Dinge zu sprechen.“
Roberson nennt folgendes Beispiel: Das Team konnte nicht feststellen, warum die Informationen zum Gesundheitssparkonto nur bei einigen Stellenangeboten falsch erstellt wurden. Sie erklärt: „Wir dachten, es läge daran, wie wir die Entgeltabrechnung oder die Zusatzleistungen konfigurierten, denn sie sind wie Schwestern – in neun von zehn Fällen gehen sie Hand in Hand. Unser Ask an Expert-Berater hat uns gezeigt, wie man eine Einstellung in der Entgeltabrechnung ändert und dann Tests durchführt, um sicherzustellen, dass das Problem behoben wurde. Diese Art von Hilfe erhalten wir immer wieder bei den Erfolgsplänen. Unsere Berater fühlen sich als Teil unseres Teams. Wir erhalten die nötige Anleitung, um schnell den größten Nutzen für unser Unternehmen zu erzielen.“