Aufgrund des rasanten Wachstums durch zahlreiche Akquisitionen war unternehmensweit eine Vielzahl separater Systeme im Einsatz. Die dadurch entstandene Komplexität erschwerte es, dieses Wachstum zu managen und weitere Zukäufe zu integrieren. Die HR-Abteilung war größtenteils damit beschäftigt, diese uneinheitlichen Systeme zu verwalten, und konnte sich daher nicht auf wichtige Analysen oder Business Partnering konzentrieren. Außerdem war es unmöglich, schnell präzise Daten bereitzustellen, die das Unternehmen so dringend benötigte.
Idealer Partner für ein komplexes, sich rasch veränderndes Unternehmen
Aufgrund des rasanten organischen und durch Übernahmen vorangetriebenen Wachstums sah sich Evotec mit zunehmenden Herausforderungen konfrontiert. Das Unternehmen benötigte daher eine Lösung, die ihm nicht nur Transparenz und Einblicke in die schnell wachsende Belegschaft lieferte, sondern ihm auch ermöglichte, mit den organisatorischen Änderungen Schritt zu halten. Effizienzsteigerungen und mehr Automatisierung sollten zudem das HR-Team entlasten. Gleichzeitig galt es, den gestiegenen Bedarf an Analysen zu erfüllen.
Die Unterstützung, die Workday seinen Kunden bei strategischen Herausforderungen bietet, machte die Lösung zur ersten Wahl für Evotec.
Wir benötigten eine skalierbare, agile Lösung und hatten deshalb hohe Erwartungen an unser neues System. Workday bietet uns genau das.
Head of Global HRIS
Konsolidierte Lösungen unterstützen die HR-Abteilung
Der Hauptvorteil besteht für Evotec darin, dass Workday die Migration einer Vielzahl an Legacy-Systemen auf eine einzige globale Lösung ermöglicht hat.
Bisher war die HR-Abteilung auf die Hilfe der IT angewiesen, um diese komplexen Systeme anzupassen und zu implementieren. Mit der Einführung von Workday hat sich dies geändert, sodass sich beide Abteilungen stattdessen auf strategische Projekte konzentrieren können.
Die Fähigkeit, die Effizienz zu steigern und alle Aktivitäten in einer zentralen Lösung zu steuern, sorgt für schnelleres Reporting und weniger manuellen Aufwand. Alle Aufgaben und Genehmigungen lassen sich jetzt nachverfolgen. So konnte der Zeitaufwand für die Datenaufbereitung und -konsolidierung beim Gehaltserhöhungsprozess von vier Wochen auf 2,5 Stunden reduziert werden.
Mit den modernen, zuverlässigen und robusten Lösungen von Workday können Teams darüber hinaus eigene Prozesse erstellen und sind nicht mehr auf Excel-Dateien angewiesen, was auch die Datensicherheit enorm erhöht.
Workday bietet einen einzigen globalen Prozess für mehrere Geschäftsbereiche, um eine umfassende Abstimmung zwischen den Teams zu ermöglichen, Aktivitäten zu optimieren, Bearbeitungszeiten zu reduzieren und Beziehungen zu verbessern.
Zeitaufwand für das administrative Onboarding von zwei Monaten auf zwei Wochen reduziert
Umfassende Auditierbarkeit von Genehmigungen bei Änderungen
Schnelle, genaue und konsistente Daten sowie aufeinander abgestimmte Prozesse – mit Workday haben wir all das erreicht.
Head of Global HRIS
Messbare geschäftliche Vorteile
Mit Workday hat Evotec jetzt eine Lösung, die Prozesse unterstützt, die zuvor manuell oder mit Microsoft Excel abgewickelt wurden. Führungskräfte haben mobilen Zugriff auf Workday und 60 % von ihnen greifen regelmäßig per Mobiltelefon auf die Lösung zu. So können Manager viele Dinge direkt von unterwegs aus regeln und sparen sich Papierkram und zahllose Excel-Dateien.
Das Unternehmen hat massive Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt. Mit einer einzigen Lösung zur Verwaltung von Originaldaten konnten zeitintensive Transaktionen erheblich reduziert werden: Beispielsweise wurde die Zeit für die Erstellung von Headcount-Berichten von einer Woche auf fünf Minuten verkürzt.
Der Gehaltserhöhungsprozess erstreckte sich über Wochen, weil leitende Führungskräfte mittels Austausch von Excel-Tabellen Entscheidungen treffen mussten. Jetzt dauert dieser Prozess nur noch zwei oder drei Tage. Dies ist von besonderer Bedeutung, weil das leitende Management so enorm viel Zeit einsparen kann.
Mit Workday Recruiting hat sich das Einstellungsverfahren grundlegend verändert. Die Lösung sorgt u. a. für eine höhere DSGVO-Konformität und eine bessere Kommunikation mit Bewerbern. Infolgedessen bleiben die Recruiting-Kosten selbst in Zeiten vermehrter Einstellungen überschaubar.
Dank Workday kann sich die HR-Abteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren und messbaren Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Head of Global HRIS
Bessere Entscheidungen
In der Vergangenheit war es schwierig, Daten zu Überstunden zu quantifizieren, da nur Mitarbeiter Zugriff auf die Erfassungstabellen hatten. Jetzt ist die Auditierbarkeit sämtlicher Daten gewährleistet.
Evotec nutzte Workday außerdem, um während der COVID-19-Pandemie neue Abwesenheitskriterien und -systeme zu erstellen, mit denen die Kostenauswirkungen auf das Unternehmen einfach berechnet werden können. Auf diese Weise konnte das Unternehmen neue Praktiken einführen, von denen die Mitarbeiter profitieren und die gleichzeitig das Risiko und die Ausgaben für das Unternehmen verringern.
Dank detaillierter Einblicke in Überstunden und Abwesenheiten kann Evotec außerdem Warnmeldungen zu Überstunden einrichten und anhand dieser verbesserten Transparenz Entscheidungen treffen. Workday beschleunigt das Onboarding und die Berichterstellung und unterstützt Evotec dabei, die effektivsten Recruitingkanäle zu identifizieren.