An der Digitalisierung des HR-Managements führt heute kein Weg mehr vorbei. Auch die CHT Gruppe hat den Mehrwert einer unternehmensweiten cloudbasierten Lösung für das HR-Management erkannt und umgesetzt. Um effiziente und global durchgängige HR-Prozesse sicherzustellen und den Ansprüchen an eine moderne HR-Arbeit auch zukünftig gerecht zu werden, hat das stark wachsende Unternehmen seine gruppenweiten HR-Prozesse transformiert.
„Unsere HR-Abteilung ist mittlerweile fast papierlos. Das beschleunigt unsere Prozesse immens und macht die Abwicklung für alle Beteiligten sehr einfach und effizient.“
Rainer Hallenberger
Group VP HR & Corporate Development, CHT Gruppe
Global integrierte Lösung gesucht
Bis 2018 war die Personalarbeit, ob im Recruiting, dem Personalcontrolling oder auch der stark geprägt von manuellen Papierprozessen. Ein „stand-alone“ Personalmanagementsystem konnte den Anforderungen an ein digitales und effizientes HR-Management nicht standhalten. Neben der geringen User-Akzeptanz fehlten zudem:
- ein globales, integriertes Konzept, das schnell und kostengünstig in den weltweiten Gesellschaften genutzt werden kann
- ein transparenter Überblick über die weltweit verteilte Belegschaft,
- Tools für digitales Recruiting und globales Personalmanagement
- sowie ein modernes Talent- und Performancemanagement.
Durchgängig Cloud-basiertes HR-Management
Die CHT Gruppe hatte eine klare Vorstellung, was eine neue Lösung bieten musste. Neben einem durchgängig Cloud-basierten HR-Management stand eine Lösung, die den Ansprüchen eines Unternehmens mit komplexen Strukturen und hohen Wachstumsambitionen entspricht, agil ist und als zukunftssichere Basis agiert, im Fokus.
Die CHT Gruppe entschied sich nach einem intensiven Auswahlprozess für die Enterprise Management Cloud von Workday, darunter die Lösungen Workday Human Capital Management, Absence Management, Recruiting, Learning, Talent & Performance und Integrations. CHT konnte das Deployment nach weniger als zehn Monaten Implementierungszeit im Juli 2019 abschließen.
Bewusste Investition in den Change-Prozesse
Die Mitarbeitenden optimal auf die Veränderung vorbereiten – das war ein entscheidender Punkt für die CHT Gruppe. Mit entsprechenden Schulungen und einer unternehmensweiten Kommunikationsstrategie wurde der Change-Prozess von Anfang an begleitet. Dieses Vorgehen war besonders wichtig, um den Wechsel für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Hallenberger dazu: „Es ging uns nicht nur darum die Akzeptanz zu steigern, sondern auch ganz klar den Mehrwert des neuen HR-Systems für jeden einzelnen Mitarbeitenden in den Vordergrund zu stellen. Wir haben uns bei der Einführung auf Themen wie Recruiting, Absence (Urlaubsantrag etc.), Payslip sowie Talent-Prozesse konzentriert. Die effiziente Weiterentwicklung und Integration der HR-Prozesse standen für uns im Rahmen der Implementierung im Vordergrund.“
HR mit Mobile-First-Ansatz
Mit Workday stützt sich CHT auf eine Cloud-Architektur, die sich flexibel an das Wachstum von CHT anpasst, regulatorische Änderungen berücksichtigt, Innovationen wie KI und Machine Learning bietet und zweimal im Jahr ohne zusätzlichen Installationsaufwand aktualisiert wird. Dadurch stellt sich der Mittelständler optimal für die Zukunft der Personalarbeit und moderne, hybride Arbeitsmodelle auf. Mit dem Mobile-First-Ansatz ist der Zugang zu HR-relevanten Prozessen und Daten für alle Mitarbeitenden auf allen fünf Kontinenten jederzeit, 24/7 für alle 2.400 Mitarbeitenden möglich.
Mit Herz und Nachhaltigkeit
Der Mensch steht für die CHT-Gruppe im Vordergrund und ist fest in den Unternehmenswerten verankert. Dies zeigt sich auch in der formulierten Ambition des globalen HR-Teams: „Through smart HR services, we create a work environment at CHT Group where people love to work, are fully engaged and give their best.” Das ist unser Anspruch und dafür treten wir jeden Tag ein.
Recruiting und Onboarding sind für ein Unternehmen wie CHT, das sowohl organisch als auch anorganisch wächst, wichtige Bereiche. Aber auch bei Akquisitionen neue Mitarbeitende unkompliziert und schnell in das HR-Stammdatensystem aufzunehmen, ist wesentlich. Eine optimale Mitarbeitereinbindung vom ersten Tag an ist wichtig für ein nachhaltig erfolgreiches Unternehmen.
Transparenz für HR-Kennzahlen weltweit
Durch die Digitalisierung der HR-Prozesse und ein einheitliches System hat sich der Bewerbungs- und Einstellungsprozess bei CHT deutlich beschleunigt: „Unsere HR-Abteilung ist mittlerweile fast papierlos. Entgeltabrechnungen, Urlaubsanträge, HR-Reports usw. werden nur noch digital bearbeitet. Das beschleunigt unsere Prozesse immens und macht die Abwicklung für alle Beteiligten sehr einfach und effizient“, so Hallenberger.
Höhere Transparenz schafft der Mittelständler nun auch im Talent Management: Mitarbeitende können ihr persönliches Talent-Profil im System anlegen und so individuelle Kompetenzen und Erfahrungen dokumentieren, durch das Learning Angebot ihre Skills erweitern, Feedbackgespräche abhalten und ihre berufliche Laufbahn innerhalb der CHT vorantreiben. Die HR-Abteilung erhält so Transparenz im Blick auf die weltweite Workforce, HR-Kennzahlen und Personalprozesse wie z.B. die Nachfolgeplanung oder das Performance Management – und das weltweit.
HR als Business-Enabler
Um sich im Wettbewerb um erfahrene und junge Talente erfolgreich zu positionieren, will sich CHT gezielt in den Bereichen Mitarbeiterentwicklung, Leadership und weltweite Zusammenarbeit für die Zukunft verstärkt aufstellen.
Hallenberger sieht das globale HR-Team für diese Veränderung als „Business-Enabler“ und wichtigen Erfolgsfaktor, um sich als moderner, attraktiver Arbeitgeber im Mittelstand global zu behaupten. Auch die Offenheit gegenüber neuen Innovationen und Entwicklungen sind für ihn selbstverständlich. „Wir werden uns Themen wie künstliche Intelligenz und Machine Learning im HR-Bereich anschauen – ein Beispiel sind hier z.B. die Chatbot-Funktionen von Workday, die uns unterstützen, uns stetig zu verbessern und effiziente HR-Prozesse auf das nächste Level zu bringen. Damit leisten wir unseren Beitrag als HR, damit die CHT Gruppe als ONE Winning Team weiterhin nachhaltig und profitabel wachsen kann.