Das California College of the Arts (CCA) motiviert Studierende, Kultur und Gesellschaft durch die Praxis und das kritische Studium von Kunst, Architektur und Schriftstellerei zu gestalten. Als die Hochschule die Verwaltungssysteme untersuchte, auf die sie tagtäglich angewiesen ist, stellte sie jedoch fest, dass die Designstandards ziemlich niedrig waren. „Die ästhetische Qualität der aus Microsoft Excel-Tabellen generierten Zeiterfassungausdrucke entsprach nicht unseren Wertvorstellungen als Kunsthochschule“, sagt Annemarie Haar, Leiterin der Bibliotheken.
Die Hochschule wollte ihren Mitarbeitern mehr Benutzerfreundlichkeit in der HR-Lösung bieten. „Wir sind auf viele Lehrbeauftragte angewiesen, die ihre eigenen Architektur- oder Designbüros haben“, sagt Mara Hancock, CIO und Vizepräsidentin für Technologie am CCA. „Und die sind an hohe Designstandards gewöhnt. Also wollten wir für sie eine nahtlose und moderne Anwendererfahrung schaffen.“
Das CCA arbeitete mit einer Mischung aus unterschiedlichen HR- und Entgeltabrechnungssystemen mit fehleranfälligen Tabellenkalkulationen und zeitaufwendigen, manuellen Papierprozessen. Der Zugriff auf genaue Mitarbeiterdaten war schwierig, und der Einblick in die unternehmensweiten Talente war begrenzt.
Unübersichtliche Daten von Mitarbeitern, Lehrkräften und Studierenden
„Wir hatten Probleme, Informationen aus unseren Systemen abzurufen“, erklärt Laura Hazlett, Chief Financial Officer. „Die Endanwender konnten zum Beispiel keine Mitarbeiterinformationen einsehen. Wenn ein Manager das Gehalt eines Mitarbeiters abfragen wollte, konnte er dies nicht tun, ohne die [Teams] der HR-Abteilung oder der Entgeltabrechnung zu kontaktieren. Und wenn er sich dann an die Entgeltabrechnung wandte, um Informationen zu erhalten, stimmten diese mitunter nicht mit denen der HR-Abteilung überein, weil die Daten nicht aus demselben System kamen.“
Laut Amy Flaherty, Leiterin der Abteilung für Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen, wurde die mangelnde Transparenz während der Budgetierung zunehmend zum Problem. „Wir wurden mit Anrufen von Managern überhäuft, die die Gehälter ihrer derzeitigen Mitarbeiter wissen wollten. Sie hatten nicht einmal Zugang zu dieser Art von Informationen.“
In den alten Systemen war selbst die Erstellung eines einfachen Berichts, beispielsweise eine Liste aller Direktoren, nicht einfach. „Es musste viel manuelle Arbeit geleistet werden und dann war das Ergebnis oft ein unvollständiger oder ungenauer Bericht“, sagt Hazlett. „Den Managern fehlten einfach die Daten, um durchdachte Entscheidungen zu treffen.“
Die Hochschule wollte HCM und Entgeltabrechnung miteinander verbinden, um mehr Effizienz zu erreichen. Durch die Verbesserung der Abläufe und eine optimierte Einsichtnahme könnte das CCA unnötige Schritte verhindern, die die Produktivität in wichtigen Geschäftsprozessen beeinträchtigten.
Die Hochschule entschied sich für Workday. „Ich glaube fest an die Leistungsfähigkeit der Technologie“, sagt Hazlett. „Ich hatte das Gefühl, dass wir mit unseren alten Systemen unterversorgt waren. Und Workday schien auf dem neuesten Stand zu sein.“
Höhere Produktivität und besserer Support
Nach dem erfolgreichen Deployment konnte das CCA schnell echte Vorteile feststellen. „Eine Aufgabe, für die ich früher eine Stunde brauchte, schaffe ich jetzt wahrscheinlich in 15 Minuten“, sagt Haar. „Beim Mitarbeitermanagement lässt sich viel Zeit einsparen, wenn man auf die manuelle Zahleneingabe und das Ausdrucken der Tabellen für die Buchhaltung verzichten könnte.“
Das Feedback der Anwender ist positiv. „Ich erinnere mich, dass wir gleich nach dem Start eine Prämie an jemanden auszahlen mussten, der während der Winterferien gearbeitet hatte“, erinnert sich Hazlett. „Die Managerin bat unseren IT-Mitarbeiter, ihr zu zeigen, wie sie den Antrag über Workday stellen kann. Das war in weniger als einer Minute erledigt, und die Managerin kommentierte: ‚Wow! Das ist ja etwas ganz anderes.‘“
Hazlett ist auch mit dem Support zufrieden, den das CCA seit der Einführung von Workday erhalten hat. „Oft wird einem etwas vorgegaukelt. Bis zur Implementierung würde dann alles toll sein. Danach verschlechtert sich der Kundenservice und manchmal ist er gar nicht mehr vorhanden. Aber das Team bei Workday ist da ganz anders. Dort scheint es ihnen wirklich wichtig zu sein, dass wir mit der Lösung zufrieden sind.“
HR-Abteilung als strategischer Geschäftspartner
Der einheitliche Ansatz von Workday für die Verwaltung mehrerer HR-Funktionen erweist sich als echter Vorteil. „Die zentrale Verwaltung der Zeiterfassungsbögen für Mitarbeiter und Studierende hat uns viel Zeit gespart und unsere Workflows verbessert“, sagt Flaherty. „Dadurch können wir einen besseren Kundenservice bieten.“
„Das Wichtigste aber ist, dass wir Berichte erstellen können, die wir Managern campusübergreifend zur Verfügung stellen können. Mit diesen Berichten können Manager nun feststellen, ob sie ihre Ziele erreichen und wissen, was ihre Mitarbeiter tun – oder auch nicht tun.“
Da den Managern die benötigten Informationen bereitgestellt werden, fallen viele zusätzliche Schritte weg und die HR-Abteilung kann eine strategischere Rolle spielen.
„Unser HR-Team erhält damit eine Struktur, mit der wir einen Rahmen für unsere Vergütungsgruppen, unsere Tätigkeitsprofile und all diese wichtigen HR-Protokolle schaffen können, die wir vorher nicht hatten“, sagt Hancock. „Es eröffnet neue Wege und verbessert unsere Arbeit.“
Elegante Anwendererfahrung
Das CCA ist begeistert, dass Workday die visuelle Ästhetik und Anwenderfreundlichkeit populärer Verbrauchertechnologien bietet. „Das Design ist deutlich besser als das, was wir vorher hatten“, meint Haar. „Es ist klar, einfach, farbenfroh und sehr intuitiv.“
„Es ist erstaunlich, wie einfach es ist“, sagt Hancock. „Unsere Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studieninteressierten haben hohe Erwartungen. Sie möchten etwas viel Moderneres und Flexibleres. Und Workday bietet uns genau das.“
Problemlose Upgrades
Der Wechsel zu einer neuen Version einer Unternehmenssoftware ist nicht länger ein frustrierendes Unterfangen, das Ausfallzeiten, hohe Kosten und schwierige Anpassungen mit sich bringt.
„Die Tatsache, dass Workday jedes Jahr zwei Versionen herausbringt, macht einen großen Unterschied“, sagt Hancock. „Unsere derzeitigen Altsysteme enthalten Programmcode, der noch aus den 1980er Jahren stammt. Wir mussten das System an unsere Bedürfnisse anpassen, und die Kosten für die Wartung sind sehr hoch. Bei einem Workday-Update legen wir im Grunde einen Schalter um und schalten es ein. Für die Mitarbeiter, die sich seit Jahren gegen die Upgrades von Altsystemen sträuben, ist das eine großartige Sache.“
Nächste Schritte
Das CCA geht davon aus, dass in Zukunft noch größere Vorteile erzielt werden, wenn mehr Anwender die Mobilitätsfunktionen von Workday nutzen.
„Ich denke, unsere Studierenden werden positiv darauf reagieren, dass sie ihre Stundenzettel nun auf ihren Mobilgeräten ausfüllen können, da sie ja ohnehin ständig damit arbeiten“, sagt Flaherty.
Es gibt auch Pläne, die veralteten Prozesse der Talentakquise an der Hochschule zu optimieren. „Sobald wir Workday Recruiting einführen, werden wir Personalressourcen ganz anders einsetzen“, erklärt Hancock. „Unsere Mitarbeiter können sich dann mehr auf Zusatzleistungen und Arbeitgeberbeziehungen konzentrieren, was wir vorher nicht konnten.“
„Der Umstieg auf Workday war eine wichtige Entscheidung für die Hochschule. Ich bin froh, dass unserer Stakeholder uns beim Lösungswechsel unterstützt haben, und ich bin sicher, dass Workday uns gute Dienste leisten wird“, sagt Hazlett.