Die Anforderungen an die Budgetierung innerhalb einer akademischen Einrichtung sind immer problematisch, denn es muss mit weniger mehr erreicht werden. Als die Bucknell University ihre neuen strategischen Ziele erarbeitete, war klar, dass eine Aufstockung der Finanzmittel für Programme zur Förderung von Vielfalt und Integration von entscheidender Bedeutung war. Dafür mussten jedoch die Geldmittel aus den bestehenden Abteilungsbudgets umverteilt werden. Anhand von Excel-Tabellen herauszufinden, wo in den einzelnen Abteilungen gespart werden sollte, war ineffizient und hat Bucknell nicht ans Ziel gebracht.
Stattdessen führte das FP&A-Team der Bucknell University Workday Adaptive Planning zusammen mit Workday Human Capital Management und Financial Management ein und schulte seine 150 Anwender darin, wie sie ihre Budgets eingeben und in Berichten auswerten können.
Der sich daraus ergebende nahtlose Workflow sorgte dafür, dass alle Budgetverantwortlichen problemlos aktuelle Budgetdaten eingeben konnten, die dann an die Vizepräsidenten, die Dekane und den Präsidenten der Universität weitergeleitet werden. Diese Entscheidungsträger der Universität, die früher die Budgetüberprüfung ihren Führungskräften im Bereich Operations überließen, weil sie so kompliziert war, arbeiten jetzt zusammen und informieren sich täglich über den Budgetstatus. Die dadurch mögliche Zusammenarbeit hat zu einer Umverteilung der Haushaltsmittel zugunsten der strategischen Initiativen der Universität geführt.
Herausforderungen
Fehlende Einbindung aller Abteilungen in die Planung
Nachdem die Zahl der Excel-Tabellen auf 200 angestiegen war, war es nahezu unmöglich, die mehr als 150 Kostenstellenleiter der Abteilungen von einer Zusammenarbeit zu überzeugen, die Budgets manuell zu protokollieren und die Finanzmittel neu zuzuweisen.
Probleme mit der Datenintegrität
Bei den Excel-Tabellen konnten sich die Kostenstellenleiter der Abteilungen nie sicher sein, dass die zusammengefassten Zahlen korrekt waren, und die Überprüfung der Daten verschlang jeden Monat unzählige Stunden.
Begrenzte Reporting-Ressourcen
Eine kleine Finanzabteilung mit zwei Mitarbeitern hatte Schwierigkeiten, in einem Jahr mit pauschalem Budget zeitnah Varianzberichte für 150 Anwender zu erstellen und dann die zurückkommenden Korrekturen einzugeben.
Fehlende Einbindung der Führungskräfte
Die Abteilungsleiter nahmen sich nicht die Zeit, sich in den Budgetzyklus einzubringen, weil er zu kompliziert war. Dem Dekan der Arts and Sciences war es einfach unmöglich, 75 Budgets zu überblicken und zu erkennen, worum es da jeweils konkret ging.
Ergebnisse
Deutlich bessere Zusammenarbeit
Die Workflow-Funktionen stellen sicher, dass alle Anwender in den Genehmigungsprozess eingebunden werden, sodass jeder in der Kette das Budget überprüfen muss, bevor es weitergehen kann. Dadurch konnte das Finanzteam sich nun darüber auszutauschen, wofür sie die Gelder ausgeben würden, und auch hinterfragen, ob die Ressourcen auch korrekt zugewiesen wurden.
Höhere Genauigkeit und Zeiteinsparungen durch Automatisierung
Durch die Automatisierung des Prozesses, sodass die von den Kostenstellenleitern eingegebenen Daten automatisch zusammengefasst wurden, entfiel der Zeitaufwand, der zur Bearbeitung und Überprüfung der Daten nötig war. Dadurch konnte das Finanzteam den Budgetprozess erstmals eine Woche vor der Vorstandssitzung abschließen.
Bessere Einbindung durch Selfservice
Mit den Selfservice-Funktionen beteiligen sich die Budgetverantwortlichen nicht mehr nur sporadisch, sondern bleiben das ganze Jahr über involviert, indem sie Berichte erstellen, um aus einer übergeordneten Perspektive zu sehen, wer Budgets eingereicht hat, wer nicht, wer Erhöhungen beantragt und wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Gelder zurückgegeben hat.
Stärkere Beteiligung der Führungskräfte durch hohe Benutzerfreundlichkeit
Dekane und Vizepräsidenten, die früher die komplizierte Budgetierung ihrem Operations Manager überlassen hatten, konnten sich von der Benutzerfreundlichkeit von Workday Adaptive Planning überzeugen, sodass sie sich jetzt gern regelmäßig fünf bis zehn Minuten pro Tag eine Momentaufnahme der Budgetaktivitäten ihrer Abteilung anschauen.
Wir haben gerade eine Umfrage unter allen Anwendern von Workday Adaptive Planning durchgeführt. Alle waren von dem Tool begeistert, vor allem auf den höheren Ebenen, wo sie in einer Momentaufnahme alle Budgets anzeigen konnten, die sie früher einzeln überprüfen mussten.
Director of Budgets and Financial Modeling