Internationales Fertigungsunternehmen verbessert die Szenarioplanung und die Datentransparenz
Wenn es darum ging, das Unternehmenswachstum voranzutreiben, war Boston Scientific auf die Unterstützung des IT-Teams angewiesen, wann immer Änderungen an den Geschäftsregeln, Berechnungen und Bedingungen des On-Premise-Softwaresystems des Unternehmens vorgenommen werden mussten. Workday Adaptive Planning gab dem Finanzteam das Steuer wieder in die Hand. Statt technischer Verzögerungen konzentriert sich das Finanzteam jetzt auf die Modellierung von Szenarien und die Analyse von geschäftlichen Auswirkungen. Die Kontrolle über das Budget und das Reporting liegt direkt in den Händen derjenige, die Boston Scientific leiten und das Geschäft mit maximaler Produktivität am Laufen halten.
Mit Workday Adaptive Planning arbeiten wir nun mit einem besseren Budgetierungsprozess zu einem Bruchteil der Kosten im Vergleich zu den Millionen von Dollar und den jahrelangen Investitionen, die für die Wartung der On-Premise-Lösung aufgewendet wurden.
Senior Finance Manager
Herausforderungen
- Abhängigkeit vom IT-Team beim Management des Budgetierungssystems
- Mangelnder Einblick in Budgetmodellannahmen
- Schwierigkeiten bei der Anpassung des Systems an die wechselnden Betriebsanforderungen
Ergebnisse
- Massive Zeitersparnis durch den Wegfall der Überprüfung von Berechnungen und der Überwachung von Aktivitäten
- Bessere Zusammenarbeit und geteilte Verantwortung für Budgets und Prognosen zwischen der Finanzfunktion und anderen Abteilungsleitern
- Steigerung des jährlichen ROI um 300 % durch Senkung der Gesamtbetriebskosten der On-Premise-Unternehmenssoftware
Am Budgetierungsprozess sind 25 Teilnehmer beteiligt und der Zugang zu Informationen, die Transparenz und die Zusammenarbeit sind deutlich gestiegen. Das schafft Vertrauen zwischen den Stakeholdern und dem Finanzteam.
Senior Finance Manager
Hyperion hemmt das Geschäft
In der Fertigungsstätte von Boston Scientific in St. Paul, Minnesota, sind 250 Mitarbeiter beschäftigt. Der bestehende Budgetierungs- und Planungsprozess basierte auf einer stark an die Bedürfnisse des Unternehmens angepassten Hyperion-Plattform. Der Großteil der Budgetierung erfolgte auf der Grundlage von Geschäftsregeln und Berechnungsannahmen, die von der IT-Organisation gepflegt wurden. Darüber hinaus sammelte das Finanzteam Daten in Microsoft® Excel und forderte über das IT-Team Aktualisierungen für Hyperion an. Systemaktualisierungen konnten bis zu zwei Stunden dauern, wenn eine neue Geschäftsregel ausgeführt wurde.
„Es wurde zu einer Herausforderung, das Budget in Hyperion zu verwalten“, sagt Mark Powers, Senior Finance Manager, Boston Scientific. „Jedes Mal, wenn sich eine Geschäftsbedingung änderte oder ein Produkt hinzugefügt oder entfernt wurde, mussten wir uns an die technischen Programmierer in der IT-Organisation wenden, damit diese Hyperion anpassten, und Skripte neu ausgeführt wurden. Es war unglaublich frustrierend für die Finanz- und Geschäftsteams, weil wir keinen klaren Überblick darüber hatten, welche Annahmen und Geschäftsfaktoren in den Hyperion-Skripten enthalten waren. Diese Herausforderungen wurden noch größer, als unsere Instanz von Hyperion eingestellt wurde und es weniger IT-Support gab, sodass wir nach einer neuen Lösung suchen mussten.“
Der Umstieg auf cloudbasierte Verfahren
Das Finanzteam war auf der Suche nach einer Lösung, mit der es sein bestehendes Budget selbst verwalten könnte, sowie nach einem Tool, mit dem sich Szenariomodelle viel schneller als mit der bestehenden Plattform erstellen ließen. Nach dem Besuch eines Seminars über Best Practices bei der Budgetierung und Prognoseerstellung beschloss das Unternehmen, sein bestehendes, in Hyperion untergebrachtes Budgetmodell, mithilfe von Workday Adaptive Planning zu replizieren.
Boston Scientific implementierte Workday Adaptive Planning mitten im jährlichen Budgetierungsprozess und führte es bei 25 Anwendern ein. Die Implementierung dauerte einen Monat und das Unternehmen sparte enorm viel Zeit für das Einsammeln der Budgetdaten von den Verantwortlichen.
„Nach der Implementierung von Workday Adaptive Planning und der Einführung bei unseren Kunden, war das Feedback durchweg positiv,“ sagt Powers. „Unsere Anwender fanden es sehr benutzerfreundlich und intuitiv. Sie waren begeistert!“
Die Ergebnisse
Mit Workday Adaptive Planning hat der Standort Boston Scientific seinen Budgetierungsprozess erheblich rationalisiert. Der sechswöchige Budgetzyklus bleibt gleich, aber das Unternehmen hat den Zeitaufwand im gesamten Team um 80 Stunden reduziert und es dem Finanzteam ermöglicht, die Arbeit von zwei weiteren Finanzanalysten einzusparen.
„Wir verbringen nun weniger Zeit damit, uns mit Systemproblemen und IT-Verzögerungen auseinanderzusetzen, und haben mehr Zeit, uns mit der Struktur des Modells zu befassen, und wie sich das auf das Geschäft auswirkt“, erklärt Powers. „Am Budgetierungsprozess sind 25 Teilnehmer beteiligt und der Zugang zu Informationen, die Transparenz und die Zusammenarbeit sind deutlich gestiegen. Das schafft Vertrauen zwischen den Stakeholdern und dem Finanzteam.“
Boston Scientific erstellt nun Managementberichte, indem es Daten von SAP in Workday Adaptive Planning importiert. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen die Software, um What-If-Analysen zur Mitarbeiterproduktivität und zum Umsatzvolumen durchzuführen und langfristige Fünfjahrespläne zu erstellen.
„Workday Adaptive Planning hat für uns während des Budgetierungsprozesses super funktioniert. Ich würde sagen, es hat unsere Erwartungen sogar übertroffen. Als das Hyperion-System, das von unserem breiteren Unternehmen verwendet wurde, während des Budgetzyklus unerwartet ausfiel, konnten wir unseren Budgetierungsprozess in Workday Adaptive Planning fortsetzen“, so Powers. „Wir arbeiten nun mit einem besseren Budgetierungsprozess zu einem Bruchteil der Kosten im Vergleich zu den Millionen von Dollar und den jahrelangen Investitionen, die für die Wartung der On-Premise-Lösung aufgewendet wurden.“