Seit seiner Gründung 2003 ist BNB schnell zu einem mittelgroßen Unternehmen angewachsen. Heute ist es ein führendes Technologieberatungsunternehmen mit Niederlassungen in Argentinien, Großbritannien, Italien, Mexiko, der Schweiz und Spanien. Als die Nachfrage nach den Lösungen von BNB anstieg, hatte dies jedoch Auswirkungen auf die Fähigkeit des Unternehmens, agil zu bleiben, effektive Entscheidungen zu treffen und ein ansprechendes Kundenerlebnis zu bieten.
Als BNB wuchs und neue Regionen eroberte, wurde es aufgrund der nicht miteinander verbundenen Finanz- und HR-Systeme des Unternehmens immer schwieriger, die Geschäftsleistung zu überwachen, mit der wachsenden Belegschaft in Kontakt zu bleiben und Änderungen so schnell durchzuführen, wie das von den Kunden verlangt wurde.
Der Katalysator für Veränderungen
Der größte Antrieb für den Wandel war die Notwendigkeit, die Art und Weise zu ändern, wie Projekte gemanagt wurden. Angesichts einer wachsenden Zahl von Kundenaufträgen und professionellen Beratern benötigte BNB einen genaueren und informativeren Überblick über Bereiche wie Projekt- und Ressourcenmanagement, Zeit- und Kostenverfolgung und Analysen.
Javier Delgado, geschäftsführender Gesellschafter bei BNB, erklärt: „Früher nutzten wir separate, manuelle Systeme, um kundenorientierte, abzurechnende Aufträge zu überwachen, und es gab nur sehr wenig operative Transparenz für jeden Auftrag. Es war manchmal schwierig, einem Kundenprojekt Ressourcen zuzuweisen oder die Gewinnspanne eines Projekts abzurufen, und alle Prognosen wurden manuell erstellt, wodurch sich Fehler einschleichen konnten. Wenn es zum Beispiel eine Diskussion über die Anzahl der Stunden gab, die ein Berater an einem Auftrag gearbeitet hatte, hatten wir keine Möglichkeit, diese Zeit zu überprüfen – die unvermeidliche Folge war ein Umsatzverlust.“
Doch das war noch nicht alles. Die Finanz- und Personalplanung wurde manuell in Tabellen durchgeführt. Für das Reporting waren erhebliche Zeit und Ressourcen erforderlich, da die Daten aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden mussten. Außerdem führten Fragen zur Datenqualität dazu, dass sich Budgetierung, Planung und Prognosen oft verzögerten.
„In der Schnelllebigkeit der heutigen Geschäftswelt hat Selbstgefälligkeit keinen Platz“, sagt Delgado. „Um weiter wachsen zu können, mussten wir uns für Innovationen öffnen und nutzen nun moderne Cloud-Dienste, um unser Unternehmen zu modernisieren, agiler zu werden und gleichzeitig die Qualität unserer Kundenserviceleistungen zu sichern. Wir wussten: Eine einheitliche Lösung für Finanzmanagement, HR und Professional Services Automation würde all diese Punkte abdecken.“
Eine einzige Finanz- und HR-Lösung
BNB verglich Workday mit anderen Lösungen und kam schnell zu dem Schluss, dass Workday die Vision, die Funktionen und die Flexibilität bot, die das Unternehmen benötigte. „Als wir Workday zum ersten Mal gesehen haben, waren wir hin und weg. Mit Workday haben wir eine einzige Lösung für das Finanzwesen und HR und somit einen vollständigen Überblick über unser Unternehmen“, sagt Delgado. „Wir können alle unsere Mitarbeiter einbeziehen – egal, wo sie sich befinden und mit welchem Gerät sie arbeiten. Und die Lösung passt sich schnell an alle Veränderungen an, die auf uns zukommen werden. Das ist wirklich bahnbrechend.“
„Der CEO und der Vorstand von BNB standen voll und ganz hinter der Entscheidung für Workday, und wollten es so schnell wie möglich in Betrieb nehmen“, sagt Delgado. Nachdem die Entscheidung gefallen war, arbeitete das Team hart daran, Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Professional Services Automation (PSA) innerhalb weniger Monate einzuführen. Delgado fügt hinzu: „Das Projekt ist gut gelaufen und wir haben nur ein Viertel des Budgets ausgegeben, das für die Einführung von Workday vorgesehenen war. Alles lief wie am Schnürchen.“
BNB profitiert nun von den Vorteilen einer einzigen Finanz- und HR-Lösung. So befinden sich die Mitarbeiter der HR-Abteilung von BNB beispielsweise bei der Personalplanung und beim Talentmanagement in einer einzigen Lösung und haben so einen vollständigen Überblick über die Belegschaft von BNB. Da nun die Menschen im Mittelpunkt stehen, kann BNB die Mitarbeiter besser rekrutieren, fördern und schulen. Und dieselben Mitarbeiter profitieren von einer intuitiven und ansprechenden Anwendererfahrung, auf die sie über ihr bevorzugtes Gerät zugreifen können.
Schnellere und präzisere finanzielle Entscheidungen
Workday Financial Management – Teil einer einzigen Lösung mit Workday HCM – bietet BNB Transaktionen, Buchhaltung und Analysen an einem einzigen Ort. Jetzt kann die Geschäftsleitung schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen, die auf einer vollständigen Sicht das Unternehmen basieren. „Das wirkt sich direkt auf die Art und Weise aus, in der wir arbeiten“, sagt Delgado. „Insbesondere die detaillierten Einblicke in Echtzeit-Transaktionen, Kontoauszüge und andere Finanzanalysen bedeuten, dass unsere Entscheidungsfindung schneller und genauer ist.“
Workday PSA hatte auch beträchtliche Auswirkungen auf die abzurechnenden Kundenprojekte des Unternehmens. Alle Aktivitäten werden jetzt projektbezogen verfolgt und dadurch wird die Zeiterfassung und die Kostenerstattung beschleunigt. Darüber hinaus hat BNB die nötigen Einblicke, um den Bedarf an Ressourcen zu prognostizieren, und kann so die Auslastung der Ressourcen und die rentable Projektabwicklung optimieren.
„Die Gewinnspanne eines Projekts ist von entscheidender Bedeutung, aber uns fehlten die entsprechenden Analysen. Dank Workday können wir nun die exakte Höhe der Gewinnspanne anzeigen und anhand dieser Information geschäftliche Entscheidungen treffen“, sagt Delgado. „Wenn die Marge beispielsweise unter einen bestimmten Schwellenwert fällt, wird der Projektmanager informiert und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen. In dieser Hinsicht trägt Workday zweifellos zur Steigerung der Rentabilität von BNB bei.“
Die übrigen Mitarbeiter von BNB sind von Workday genauso begeistert wie Delgado. Die Mitarbeiter haben jetzt ein höheres Maß an Autonomie und Verantwortung, während die Manager das Gefühl haben, besser unterstützt zu werden. Besonders zufrieden ist das Führungsteam, das die Ad-hoc-Reporting-Funktion und die mobilen Funktionen schätzt. „Wir bei BNB sind sehr zufrieden mit Workday und wir freuen uns darauf, die Vorteile von Workday auch in Zukunft zu nutzen.“