Wie viele andere thailändische Unternehmen arbeitete auch Bangchak mit Papierdokumenten und Microsoft Excel-Tabellen und konfigurierte IT-Systeme von verschiedenen Anbietern, um seine Mitarbeiterdaten zu verwalten. Die Ausführungskette war lang und komplex, sodass selbst die Erledigung einfacher Anfragen Tage dauerte. Wenn Führungskräfte beispielsweise einen dynamischen Bericht über die Mitarbeiteranzahl anforderten, mussten die HR-Teams die IT-Abteilung fragen, die sich dann an den Anbieter des Systems wandte, um den Bericht zu erstellen. Es gab sich überschneidende Systeme mit widersprüchlichen Schnittstellen. Das führte zu vielen Fehlern, die schwer zu verfolgen und zu beheben waren.
Der CEO von Bangchak wünschte sich eine strategischere HR und ging bei der digitalen Transformation mit gutem Beispiel voran. Er sprach sich für eine standardisierte Lösung aus, mit der sich Mitarbeiter stärker vernetzen und von überall aus arbeiten können.
Remote-Arbeit auf Basis einer cloudbasierten Lösung
Bangchak entschied sich für Workday Human Capital Management, da es zu 100 % in der Cloud ist und automatische Updates zweimal im Jahr durchgeführt werden. Mitarbeiter können direkt auf Daten zugreifen und die HR-Abteilung kann unabhängig Berichte erstellen, wodurch ihre Abhängigkeit von der IT und externen Anbietern sinkt. Apiradee Pravinvongvuth, Senior HR Specialist, sagt: „Ich mag das Look and Feel von Workday. Die Lösung ist einfach zu verwenden und zu verstehen.“
Die Führungskräfte des Unternehmens knüpften Kontakte zu bestehenden Workday-Kunden in Thailand, die bereitwillig ihre Erfolgsgeschichten im Zusammenhang mit der Lösung mit uns teilten. Mittlerweile haben sie eine Community von Workday-Anwendern des Landes gegründet, die sich häufig austauschen und Best Practices miteinander teilen. Die HR schätzt zudem das Rund-um-die-Uhr-Support-Modell von Workday.
Datengestützte Entscheidungen treffen
Mit Workday können Mitarbeiter aller Ebenen bei Bangchak auf Daten des Unternehmens und ihrer Kollegen von überall aus zugreifen.
Außerdem hat Bangchak die Komplexität und die Kosten gesenkt, indem es die Anzahl seiner IT-Anbieter reduziert hat. Es wurde eine einzige standardisierte Personalmanagementlösung von Workday eingesetzt. So wurden Fehler beseitigt, die das Unternehmen plagten und wertvolle Zeit vergeudeten. Führungskräfte profitieren von Echtzeit-Updates und können nun datengestützte Entscheidungen über Mitarbeiteranzahl, Nachfolgeplanung und Vergütung zu treffen. Folgende Ergebnisse wurden erzielt:
- Mit Workday wurde eine Akzeptanzquote von 95 % für mobile Geräte und eine Akzeptanzquote von 100 % für PCs erzielt
- Verbesserte Kommunikation und beschleunigter, selbstgesteuerter beruflicher Aufstieg
- Weniger Zeit erforderlich, um wichtige Änderungen im System vorzunehmen – zwei statt früher fünf Tage
Es gibt uns das Gefühl von Sicherheit, dass wir jederzeit auf Workday zugreifen können. Wir müssen nicht mehr darauf warten, bis verschiedene Anbieter die Zeit finden, sich um unsere Systeme zu kümmern.
Senior HR Specialist
In der Welt der Remote-Arbeit ankommen
Die Möglichkeit, Beschäftigungsinformationen von unterwegs aus einzusehen, hat den Mitarbeitern von Bangchak mehr Flexibilität verschafft, was während der Corona-Krise entscheidend war. Früher mussten die Raffinerie-Arbeiter ins Büro kommen und vor den gemeinsam genutzten Computern Schlange stehen, um ihre Gehaltsabrechnungen zu überprüfen und ihre Urlaubspapiere auszufüllen. Jetzt können Sie ganz einfach und sicher über ihre Mobilgeräte auf Formulare zugreifen und sie einreichen. Außerdem können Manager ihren Teams Nachrichten an ihre mobile Geräten schicken, um sie in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten.
Mit Workday in der Cloud verfügen Mitarbeiter über die notwendigen Tools, um vollständig von zu Hause aus arbeiten zu können. Bangchak hat während der COVID-19-Pandemie alle Büros geschlossen. Während dieser Zeit hat die HR-Abteilung keinerlei Anrufe oder Meldungen darüber erhalten, dass bei der Verwendung der Lösung Probleme aufgetreten wären. „Der Zugriff auf HR-Informationen in Workday ist in diesen schwierigen Zeiten von unschätzbarem Wert“, sagt Pannasarn Suthitivanich, Senior HR Specialist.
Digitalisierung des Recruiting-Prozesses
Mit Workday Recruiting können die Mitarbeiter von Bangchak offene interne Stellen anzeigen und sich direkt dafür bewerben. So können sie ihre Karriere selbst in die Hand nehmen, anstatt die HR-Abteilung um Hilfe zu bitten.
Pravinvongvuth und das HR-Team arbeiten nun daran, Dashboards für Führungskräfte zu gestalten und für Mitarbeiter Möglichkeiten zu schaffen, um „mit der Lösung mehr Spaß zu haben“ – mit Onboarding- und Mentoring-Tools. Sie sagt: „Workday hat unsere HR-Abteilung grundlegend transformiert. Jetzt kann das Team sich verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren und unabhängiger arbeiten.“
Durch Nutzung einer cloudbasierten HR-Lösung wie Workday sind wir in einer guten Position, uns an die ständigen Änderungen und Ereignisse – wie zum Beispiel die Corona-Krise – anpassen zu können.
VP of HR Management