Die ehemalige zentrale Plattform für Personalbeschaffung und Talentmanagement bei AIA wurde innerhalb des Unternehmens unterschiedlich implementiert, wobei eine fehlende globale Abstimmung zu einem Mangel an Erkenntnissen führte. Außerdem waren einige Prozesse noch manuell und nicht flexibel genug. Verbesserungen der Plattform, beispielweise des mobilen Zugriffs und der Selfservice-Funktionen, waren zwar möglich, erwiesen sich aber als schwierig und zeitaufwendig.
AIA wächst auch weiterhin, aber damit das Wachstum dauerhaft ist, müssen unsere Prozesse skalierbar und flexibel sein, um schnell auf Veränderungen einschließlich neuer Vorschriften reagieren zu können.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Handlungsorientierte Erkenntnisse mit Fokus auf die Gemeinschaft
Als das AIA-Team zum ersten Mal mit Workday experimentierte, schätzte es die Flexibilität und die Leichtigkeit, mit der sich aus den Daten verschiedene Arten von Erkenntnissen gewinnen lassen – Erkenntnisse, die den Talentmanagern zugute kommen. Weitere Tests zeigten die Robustheit der Workday-Workflow-Engine und wie AIA Workday an seine spezifischen Bedürfnisse anpassen konnte. Der jederzeitige und ortsunabhängige Zugriff auf Workday war auch wegen der Mobilitätsherausforderungen des Altsystems von AIA von großem Interesse.
Darüber hinaus war es für das Team interessant, Teil der Workday-Community zu werden. Das Konzept der gemeinsamen Nutzung von Workday wurde gestärkt, als AIA gutes Feedback von Workday-Kunden erhielt. Leonard Lai, Group Head of HR Transformation, Analytics & Governance, sagt: „Handlungsorientierte Erkenntnisse, ein gutes Benutzererlebnis, Skalierbarkeit und ein Gemeinschaftsgefühl deckten alle unsere Bedürfnisse ab.“
Auf dem Weg zur intelligenten HR-Abteilung
Nach nur 15 Monaten war AIA auf allen 18 Märkten mit Workday live. In nur einem Monat erreichte die Nutzungsrate 90 Prozent, und die Mitarbeiter arbeiteten durchschnittlich viermal pro Woche mit Workday. Daraufhin automatisierte AIA 60 bis 70 Prozent seiner manuellen Prozesse, wobei 70 Prozent der Genehmigungsprozesse innerhalb von Workday ausgeführt wurden, anstatt auf Papier oder per E-Mail. Im Gegenzug hat sich die Zahl der Interaktionen und Anfragen für das HR-Team verringert, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Planung und Budgetierung haben. Talentmanager erhalten nun rund um die Uhr Einblicke in die Personalentwicklung, was die Effizienz erhöht und die Kommunikation verbessert. Leonard sagt: „Das gesamte Bereitstellungsmodell hat sich geändert, was uns mehr Flexibilität ermöglicht und uns für intelligentes HR positioniert.
Die Flexibilität von Workday bedeutet, dass Sie es an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Transformieren der HR-Rolle
Laut einer internen Mitarbeiterbefragung sind rund 83 Prozent der AIA-Mitarbeiter mit Workday zufrieden bzw. sehr zufrieden. Darüber hinaus ist die interne Gesamtbewertung um 10 bis 20 Punkte gestiegen, was auf die Umgestaltung der HR bei AIA zurückzuführen ist, die durch die Workday-Anwendungssuite unterstützt wird.
Bei der Transformation wollte AIA auch die Wahrnehmung der HR-Abteilung und ihrer Rolle im gesamten Unternehmen verbessern. Jeder Mitarbeiter der HR-Abteilung hat einen Überblick über die HR-Abläufe, sodass er sich stärker auf das Fallmanagement konzentrieren kann und ihm mehr Zeit bleibt für die Herausforderungen der Mitarbeiter, die Karriereentwicklung und die Bewältigung gesetzlicher Änderungen, um ein nachhaltiges Unternehmenswachstum zu fördern. Auf diese Weise wird das Team nun als Unternehmensberater und nicht mehr nur als Betriebsabteilung betrachtet.
Beschleunigter Einsatz evidenzbasierter Strategien
Führungskräfte und Manager nutzen Berichte und Dashboards in Workday Prism Analytics, um sich einen genauen Überblick über das Unternehmen zu verschaffen, indem sie Trenddaten überwachen, Trends zwischen Unternehmen vergleichen und die richtigen strategischen Fragen an sich selbst und das Unternehmen identifizieren. AIA speist 10 Jahre historischer Daten in die Lösung ein, die eine sichere Umgebung auf der Grundlage von Berechtigungen bietet. In Zukunft werden Führungskräfte und Manager ihre Ideen testen können, um evidenzbasierte Geschäftsstrategien zu entwickeln, die das Unternehmen voranbringen. Leonard: „Für die Zukunft planen wir, die Nutzung von Prism Analytics auszuweiten, indem wir uns auf betriebliche Erkenntnisse konzentrieren, die wiederum Geschäftsmaßnahmen auslösen können, beispielsweise wie wir uns verbessern können.“