Seit über 100 Jahren schützt AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) ihre Mitglieder auf der Straße und zu Hause. Trotz ihrer langen Geschichte bleibt die Organisation zukunftsorientiert und konzentriert sich auf die Belange ihrer Mitglieder. Das bedeutet, dass der administrative Aufwand zugunsten von Zeit für die Mitglieder reduziert wird. Das bedeutet, dass das Management des Human Capital Management mit dem Financial Management kombiniert wird, um die Prozesse zu verbessern. Das bedeutet Workday.
„Wir begannen mit einer kleinen Gruppe von Autofahrern der ersten Stunde im Cliff House in San Francisco“, sagt Paul Gaffney, Präsident und CEO von AAA NCNU. „Und jetzt betreuen wir mehr als 4,2 Millionen Mitglieder. Unsere Vision ist es, begeisterte und loyale Mitglieder auf Lebenszeit zu haben, indem wir unseren Mitgliedern immer wieder herausragende Erlebnisse bieten.“
Er ist sich darüber im Klaren, wie er diese Vision verwirklichen will: „Wir brauchen eine großartige interne Kultur, die es denjenigen, die diese Erfahrungen vermitteln, ermöglicht, wirklich in Kontakt mit den Mitgliedern zu sein, die sie betreuen, und zu verstehen, wie sich das auf das Geschäft auswirkt.“
Workday bietet dieses Verständnis mit seiner einheitlichen Anwendungssuite. „Workday ist das zentrale Werkzeug, das jedem in unserem Unternehmen einen Überblick über die Core Financials und die Personalentwicklung verschafft“, sagt Gaffney.
Workday bietet die Möglichkeit, die Mitarbeiter an einem einzigen Ort zu verwalten und zu sehen, wie das Unternehmen in finanzieller Hinsicht abschneidet. Ich kenne kein anderes Tool, das dies kann.
COO
Ein Geschenk für die strategische Planung
Siobhán Mc Feeney, Chief Operating Officer des Unternehmens, lobt Workday für seine Fähigkeit, ein vollständiges Leistungsbild zu liefern, das ihrem Team aussagekräftige Prognosen ermöglicht. Sie war 2011 im Unternehmen, als Workday eingeführt wurde.
„Wir hatten Heerscharen von Buchhaltern, die alles zusammenmischten“, sagt sie über die Lösungen vor Workday. „Wir wussten nie, welches Ergebnis uns am Ende eines Monats oder Jahres erwarten würde. Mit Workday wissen wir jederzeit, wo wir stehen.“ Das Unternehmen kann nun mit Zuversicht in die Zukunft blicken.
„Früher konnte ich mich nicht wirklich um das Wachstum kümmern, weil ich nur raten konnte“, sagt sie. „Jetzt dagegen kann ich wirkliche Informationen zu Personal und Finanzen aus Workday nutzen und z. B. sagen: In diesen fünf Bereichen gibt es Wachstumspotenziale. Und so könnte es aussehen. Es wird ein Geschenk für die diesjährige Strategieplanung sein. Eine großartige Sache.“
AAA NCNU hatte einen sehr ambitionierten Zeitplan für die Einführung, der mithilfe von Workday in nur 14 Wochen umgesetzt werden konnte. „Wir haben das alte System am 1. Juli abgeschaltet und sind live gegangen. Und jeder einzelne Mitarbeiter hat seine Ausgaben bezahlt bekommen. Die Welt verändert sich rasant. Die Menschen bewegen sich schnell”, sagt Mc Feeney. Und das gilt auch für Workday, wie ihr Team herausfand.
Kosteneinsparungen, Mitarbeiterbeziehungen und Finanzlösungen
Mc Feeney betont, dass Geld zu sparen nicht der einzige Faktor bei der Entscheidung für Workday war. „Offensichtlich hat es uns eine Menge Geld gespart. Doch das war nicht der eigentliche Antrieb. Die Mitarbeiter wollten wissen, wie es um ihre Stellung im Unternehmen bestellt ist, und die Manager wollten wissen, wie sie ihr Team führen und entwickeln können. Und sie wollten Finanzlösungen, die nicht belastend sind. Workday erfüllte all diese Kriterien. Es wird mit uns in die Zukunft wachsen.“
Dennoch waren die Kosteneinsparungen für das Unternehmen erheblich. Mc Feeney schätzt, dass das Unternehmen die Kosten für die Entgeltabrechnung, das Human Capital Management (HCM) und das Financial Management um 50 Prozent gesenkt hat. „Und wir sind in der Lage, dies in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen", sagt sie.
Osh O'Crowley, Chief Information Officer des Unternehmens, betrachtet die Kosteneinsparungen mit Workday im Vergleich zu anderen Lösungen, die er verwaltet hat.
„Wenn ich mir als CIO ansehe, wie wir unser Geld für Technologie ausgeben, bin ich nicht in der Amortisations- und Abschreibungsschleife gefangen, die die meisten CIOs haben, wenn sie in etwas investieren. Und Sie müssen dafür sorgen, dass es fünf bis sieben Jahre lang genutzt werden kann. Sie müssen es aktualisieren. Sie müssen es einsatzbereit halten. Aber bei Workday habe ich nicht die Rechenzentren, in denen all diese Technologien laufen. Ich habe keine DBAs. Ich habe keine Lizenzkosten. Ich kaufe, was ich brauche. Wir kombinieren es und konzentrieren uns auf unsere Mitglieder“, sagt er.
Engagement für die Cloud
Als sich das Unternehmen 2011 von seiner Partnerversicherungsgesellschaft trennte und seine Methoden überprüfte, wollte es ein schlankeres Unternehmen mit einem stärkeren Fokus auf seine Mitglieder schaffen. Als Ergebnis entschied sich das Unternehmen für eine cloudbasierte Technologie.
„Die meisten sind nicht in der Lage, Buchhaltungs- und Personalverwaltungssoftware zu betreiben und zu hosten“, so O'Crowley. „Workday gibt uns die Möglichkeit, nicht in diesem Geschäftsfeld aktiv zu sein, sondern es jemandem zu überlassen, der sich damit wirklich auskennt.“
„Nach meiner bisherigen Erfahrung konzentrieren sich viele Technologieressourcen darauf, die Technologie am Leben zu erhalten“, sagt er. „Ich habe mit großen ERP-Anwendungen gearbeitet und ich erinnere mich an so viele Gespräche darüber, dass unsere Version veraltet ist, wir ein Upgrade durchführen müssen oder dies und das nicht tun können. Vieles, was ich als ‚Verwaltungskram‘ bezeichnen würde, brachte keinen Mehrwert für das Kerngeschäft.“
Er findet, dass Workday es ihm ermöglicht, sich auf die Anwendererfahrung der Mitglieder zu konzentrieren. „Wir verbringen sehr wenig Zeit mit den unterstützenden Funktionen innerhalb der Organisation“, sagt er. „Die Funktionen funktionieren. Sie tun, was sie tun sollen. Sie sind einfach zu benutzen. Und die restliche Zeit konzentrieren wir uns auf unsere Mitglieder.“
Gaffney stimmt zu. „Wir können viel mehr Gewicht auf die Linienführung und viel weniger Gewicht auf die Stabsfunktionen legen“, sagt er. „So können wir alle mehr Zeit damit verbringen, unser Kerngeschäft zu verbessern. Wir treffen bessere Entscheidungen. Wir treffen sie zeitnah. Und wir sind weniger von Verwaltungsaufgaben abgelenkt.
„Seit wir die einheitliche Workday-Suite für Personal- und Finanzwesen eingeführt haben, konnten wir die für den Support eingesetzten Ressourcen erheblich reduzieren. Wir haben jetzt etwa ein Drittel der Ressourcen für den Support, und die anderen zwei Drittel können wir für unsere geschäftlichen Prioritäten einsetzen“, sagt er.
HCM und Financial Management: eine logische Kombination
Gaffney schätzt es, dass Workday HCM und Workday Financial Management Teil derselben Lösung sind. „Einer der großen Vorteile einer einheitlichen Suite besteht darin, dass die Methoden für diese beiden Funktionen gleich sind. Daher zählen wir darauf, dass die Manager sowohl disziplinierte Finanzfachleute als auch hervorragende Personalmanager sind. Es ist großartig, dass sie in beiden Bereichen ein gemeinsames Toolkit verwenden“, sagt er.
„Historisch gesehen waren diese Dinge getrennt. Wir sind sehr selten nur im HR- oder nur im Finanzmodus. Wir leiten ein Geschäft, das durch Menschen erbracht wird, und die wichtigste Messgröße für dieses Geschäft sind die Finanzen. Und das in einer einzigen Lösung zu haben, ist einfach sehr sinnvoll. Ich weiß nicht, warum das noch niemand gemacht hat“, sagt er.
Und schließlich erleichtert Workday das Wachstum von AAA NCNU, ein Vorteil, von dem Gaffney begeistert ist. „Wir werden in neue Geschäftsfelder einsteigen. Die Flexibilität der einheitlichen Suite, die es uns ermöglicht, in ein neues Geschäftfeld einzusteigen, ohne eine weitere Infrastruktursoftware zur Unterstützung dieses Geschäftsfelds anschaffen zu müssen, ist wirklich ein wichtiger, dauerhafter Vorteil“, sagt er.
Aus betrieblicher Sicht sieht Mc Feeney den Vorteil darin, eine „Single Source of Truth“ zu haben. „Die Daten befinden sich an einem Ort“, sagt sie. „Es ist genau. Es ist zeitnah. Es ist absolut einfach zu benutzen. Unseren Mitarbeitern gefällt es, weil es ihren Alltag unglaublich erleichtert.“
Wie würde sie es für andere zusammenfassen, die über einen Wechsel zu Workday nachdenken?
„Wenn Sie sich das Leben leichter machen wollen, indem Sie Ihre Mitarbeiter einfacher verwalten und einen Weg finden, wirklich klar zu sehen, wo Sie als Unternehmen stehen, dann bietet Ihnen diese Anwendungssuite genau das“, schließt sie. „Workday bietet die Möglichkeit, die Mitarbeiter an einem einzigen Ort zu verwalten und damit integriert zu sehen, wie das Unternehmen in finanzieller Hinsicht abschneidet. Ich kenne kein anderes Tool, das dies kann. So kann man sich auf größere Dinge konzentrieren.“